Options de paiement

En tant que dirigeant de petite entreprise, vous devrez décider quels moyens de paiement vous accepterez.

Les choix de paiement que vous pouvez proposer à la clientèle sont :

Espèces
Chèques
Cartes de crédit
Cartes de débit
Paiements à partir d’appareils mobiles
Virements bancaires électroniques

Proposer plusieurs options, vous aidera à attirer une plus large variété de clients et à permettre à vos consommateurs d’acheter en plus grande quantité. Toutefois, il existe des avantages, des inconvénients et des coûts associés à chacun de ces moyens de paiement.

Le pour et le contre de chaque moyen de paiement

L’endroit où vous créez votre entreprise et le type d’articles que vous vendez, jouent un rôle important dans la décision des moyens de paiement que vous proposez aux clients.

Si vous prévoyez de réaliser une grande partie de vos ventes en ligne, accepter les paiements électroniques sera le mieux. De même, si vos produits ou services sont onéreux, vos consommateurs ne voudront pas nécessairement transporter avec eux, une grande quantité d’argent liquide en venant dans votre magasin pour faire leurs achats – un chèque, une carte ou un paiement mobile seront de meilleures options.

D’un autre côté, si vous vendez dans votre magasin des produits peu chers, vos consommateurs pourraient préférer payer en espèces. Les consommateurs s’attendront à pouvoir payer en espèces si votre magasin est dans une zone où peu de personnes ont un compte en banque, ou bien dans une zone où le réseau internet n’est pas toujours disponible.

Quel que soit le ou les type(s) de moyen de paiement que vous offrirez, chacun aura ses avantages et ses inconvénients. Ci-dessous, vous trouverez le pour et le contre de chaque type de moyen de paiement :

Types de moyens de paiement	Avantages	Inconvénients
Espèces	Un des moyens de paiement les plus faciles. Beaucoup de clients s’attendront à ce que vous acceptiez les espèces. Vous n’aurez aucun frais associé au fait que vous acceptez les paiements en espèces.	Les clients pourraient ne pas vouloir faire d’achats en grand s’ils payent en espèces. Garder de l’argent liquide, sur le lieu de l’entreprise, chez vous, ou le transporter à la banque peut être dangereux. Le fait que vous gardiez suffisamment de monnaie dans votre caisse, peut limiter l’argent que vous pourriez dépenser pour d’autres besoins de l’entreprise. Avoir à compter vos liquidités à la fin de chaque journée prend du temps.
Chèques	Peut amener certains clients à acheter plus souvent et en plus grandes quantités. Permet aux clients d’acheter en plus grande quantité en toute sécurité. Vous aurez à stocker moins d’argent liquide en magasin. Vous n’aurez aucun frais associé au fait que vous acceptez les paiements en chèque.	Pour chaque chèque déposé, il vous faudra attendre que soit crédité l’argent sur votre compte. Quelqu’un peut essayer de payer avec un faux chèque, ou un chèque sans provisions qui sera refusé et dont vous ne recevrez pas le paiement.
Carte de débit, de crédit ou prépayée	Peut amener certains clients à acheter plus souvent et en plus grandes quantités. Permet aux clients d’acheter en plus grande quantité en toute sécurité. Peut s’avérer plus rapide en caisse, qu’un paiement en espèces ou par chèque. Vous aurez à garder moins d’argent liquide en magasin. Vous n’aurez pas à vous soucier de faux chèques ou de chèques sans provisions. Facilite le paiement pour des visiteurs étrangers.	Vous devrez attendre que la transaction soit traitée avant que votre compte soit crédité, ce qui prend en général un à trois jours. Vous pouvez avoir à payer des frais de transaction qui représentent généralement un faible pourcentage de la transaction. Les frais sont en général plus faibles pour les cartes de débit. Vous devrez louer ou acheter un terminal de paiement (appelé terminal de point de vente -PDV). Vous pourriez être tenu responsable si un client utilise une carte volée ou fausse pour faire un achat. Si un client s’oppose à la transaction, elle peut être annulée et vous ne serez pas payé.
Paiements mobiles
Le portefeuille numérique	Les paiements par portefeuille numérique permettent aux clients de payer sans utiliser une carte de paiement physique Est souvent plus sûr que les cartes de paiement physiques puisque les données sont chiffrées et ne sont pas visibles Tous les smartphones sont maintenant équipés d'un portefeuille numérique Le paiement rapide et efficace peut encourager les clients à acheter plus souvent	Vous devez posséder ou louer un appareil qui soit compatible avec le « sans contact » pendant une transaction
Les codes QR (« Quick Response »)	Option de paiement idéale pour les clients qui recherchent une expérience sans contact Activé sur tous les smartphones et ne nécessite aucune application particulière pour y accéder Ne nécessite pas un PDV ou un terminal de paiement pour finaliser la transaction	Nécessite une connexion Wi-Fi excellente Peut nécessiter des clients qu’ils saisissent les informations relatives à leurs cartes bancaires ou de crédit plus d’une fois puisque les informations ne sont pas automatiquement enregistrées
Le paiement automatique	Le paiement automatique est facile à configurer pour les clients Commode pour les services par abonnement ou les paiements récurrents Permet d’effectuer des paiements dans les délais sans avoir à dépendre de rappels envoyés aux clients Moins de temps passé à faire le suivi des paiements et à envoyer des rappels aux clients	Les paiements sans solde sont plus fréquents avec le paiement automatique créant ainsi une transaction inverse Les clients peuvent oublier le paiement automatique et peuvent demander des remboursements
La facturation par e-mail	Si vous vendez des services, envoyer une facture par e-mail immédiatement après la prestation permet aux clients de payer et de recevoir un reçu automatique Permet d’harmoniser vos rapports et de gérer vos données en toute sécurité, en vous connectant à votre GRC et vos systèmes de comptabilité Plus efficace et écologique Les transactions sont plus rapides et moins de suivi nécessaire pour collecter un paiement	Principalement destinée aux fournisseurs de service et moins pertinent pour les détaillants, les biens de consommation ou les commerces en ligne Risque que les e-mails se perdent ou soient rangés à tort dans les pourriels

En tant que dirigeant de petite entreprise, et en particulier si vous avez des employés, vous aurez aussi à considérer le temps et les efforts à investir pour chaque type de moyen de paiement.

Par exemple, vos employés auront besoin de moins de formation pour recevoir des paiements en espèces plutôt que par carte de crédit, mais il vous faudra avoir un lieu sûr pour stocker vos espèces et aller régulièrement à la banque. De plus, vous aurez à créer des procédures pour vous assurer que vos employés ne détournent pas d’argent de votre activité.

D’un autre côté, former vos employés à recevoir des paiements par carte peut prendre plus de temps, mais une fois formés, vous limiterez les erreurs de calcul et il sera plus facile, chaque jour, de totaliser et enregistrer vos ventes.

Prenez également en compte d’autres moyens de paiement, et évaluez s’ils sont compatibles avec votre activité. Peut-être pourriez-vous tirer bénéfices de la vente de cartes-cadeaux que vos clients offrent à leurs amis ou familles. Ou bien vous pourriez vous distinguer de vos concurrents en donnant la possibilité à vos clients d’utiliser des moyens de paiement numériques.

Préparer votre entreprise à accepter des paiements

Le temps et les efforts pour mettre en place et utiliser un système de moyens de paiement pour votre entreprise peut dépendre des moyens de paiement que vous accepterez et de la précision avec laquelle vous souhaitez effectuer un suivi de votre activité.

Si vous n’acceptez que les espèces et n’avez que peu de stocks à suivre, vous pouvez commencer tout simplement par acheter une caisse enregistreuse et un livre de comptes. Cependant, la plupart des dirigeants de petites entreprises voudront pouvoir suivre leurs stocks et leurs ventes de façon plus détaillée. Nombre d’entre eux voient un bénéfice à autoriser les paiements par carte ou les paiements numériques.

Créer légalement votre entreprise
Si vous n’êtes pas encore passé par l’étape qui consiste à créer légalement votre entreprise et enregistrer votre activité, commencez par là. Le processus vous aidera à obtenir les documents et informations nécessaires à l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise.

Ouvrir un compte en banque pour votre entreprise
Un compte en banque d’entreprise est indispensable si vous acceptez des paiements autres qu’en espèces, c’est de plus, un lieu sûr pour accumuler l’argent liquide que votre entreprise reçoit de vos clients. Séparer vos comptes personnels et professionnels vous aidera aussi à être organisé et facilitera vos déclarations d’imposition.

Comparés aux comptes personnels, les comptes courants d’entreprise peuvent générer des frais différents, tels que des frais liés au nombre de transactions passées chaque mois. Comparez minutieusement vos options avant d’ouvrir un compte. Vous pourriez aussi vouloir commencer à économiser, ce qui est possible à travers un compte d’épargne d’entreprise.

Équipez-vous pour accepter des paiements autres qu’en espèces
Vous pouvez avoir à vous enregistrer auprès de divers services avant de pouvoir accepter des paiements par cartes ou depuis des appareils mobiles. Le processus peut s’avérer complexe, voici un aperçu de ce que vous devriez savoir :

Services marchands. Un fournisseur de services marchands vous mettra en relation avec un processeur de paiement et un compte marchand.

Des processeurs de paiement sont des entreprises qui envoient et reçoivent des informations lors de transactions par carte. Un compte marchand est un type de compte bancaire sur lequel transite l’argent de vos clients lors du traitement d’un paiement par carte, avant d’être déposé sur le compte en banque de votre entreprise.

Vous devriez être en mesure d’ouvrir un compte marchand auprès de votre banque, soit auprès d’une organisation indépendante de ventes, soit auprès d’un fournisseur de solutions globales de paiement.

Comparez les propositions qui vous seront faites et essayez de négocier la durée du contrat (un contrat de courte durée vous procurera plus d’options pour le futur), ainsi que le montant des frais associés à chacune de ces propositions. Il y a généralement des frais d’ouverture du service, ainsi que des charges mensuelles et annuelles. Vous aurez également à supporter des frais lors de chaque transaction.
Terminal de point de ventes(PDV). C’est un appareil qui permet de lire la carte de paiement (ou le portable) du client lorsque ce dernier fait un achat. Votre fournisseur de services marchands pourra vous vendre ou louer un terminal de PDV. Certains de ces terminaux sont des équipements portables légers, d’autres sont intégrés directement dans les caisses enregistreuses. Il y a également des solutions basées sur des accessoires pour téléphone portable, vous permettant d’entrer les informations des cartes de paiement. Si vous possédez une solution logicielle de PDV vous souhaiterez choisir un terminal de PDV qui se connecte à cet environnement afin qu’il enregistre vos transactions de vente.
Solution de paiement intégrée (SPI). Une solution qui est typiquement plus facile que de mettre en place soi-même un compte marchand et choisir un processeur de cartes de paiement. Les fournisseurs de service de paiement proposent souvent des solutions complètes regroupant la fonction de processeur de carte de paiement, une offre de terminaux de points de vente et un compte marchand. Il est généralement plus facile d’estimer vos frais associés à des paiements par cartes grâce à des SPI, mais l’ensemble de ces frais peut s’avérer supérieur à celui que vous paieriez avec un compte de services marchands.
Vente en ligne ? Vous aurez besoin d’une plateforme de paiement. Si votre activité planifie d’accepter le paiement en ligne, vous aurez besoin également d’une site internet avec panier d’achats et paiement par cartes. Le panier d’achats permettra à vos clients de choisir et acheter des produits. La plateforme de paiement traitera les informations du client et validera ou déclinera la transaction financière. Certaines plateformes de paiement peuvent également traiter les virements électroniques bancaires. Votre service de compte marchand ou SPI devrait pouvoir vous proposer une solution de paiement en ligne (parfois avec des frais associés), ou vous devriez pouvoir trouver d’autres solutions en recherchant sur internet.

Conformité
Si vous prévoyez d’accepter les paiements par cartes bancaires, que vous opériez avec un service de compte marchand, une SPI ou une plateforme de paiement, vous devrez faire en sorte que votre société et ses pratiques commerciales respectent les lois en vigueur et les régulations des sociétés de cartes de crédit.

Choisir le bon système de paiement en point de vente

Un système de point de vente (PDV) est un outil essentiel pour la gestion des ventes de votre entreprise et la sauvegarde de données fiables. La plupart des systèmes de PDV consistent en logiciels et équipements.

L’équipement peut être une caisse enregistreuse, une tablette ou un petit lecteur de cartes que vous pouvez connecter à un appareil mobile. Certains équipements peuvent fonctionner avec une variété de systèmes de PDV. D’autres terminaux de PDV peuvent fonctionner de manière autonome.

Le logiciel de PDV peut vous aider à recueillir, sauvegarder et analyser toutes sortes d’informations sur votre entreprise, vous faisant gagner du temps et de l’efficacité en tant que chef d’entreprise. Selon la complexité de votre système de PDV, vous devrez choisir parmi différentes caractéristiques et fonctions.

Vous avez le choix parmi des centaines de systèmes de PDV, avec des options spécifiques selon votre secteur d’activité (un restaurant n’aura pas les mêmes besoins qu’une boutique d’habillement) et des systèmes personnalisables. Ci-après, quatre paramètres à prendre en compte lorsque vous comparez vos options :

Le coût
Considérez le prix initial et les coûts liés au fonctionnement du système.

Il se peut que vous ayez à acheter ou louer le terminal, tel qu’une caisse enregistreuse ou un appareil de PDV. Ensuite, selon ce que vous avez choisi, vous aurez à acheter soit un logiciel de PDV, soit à payer des frais de suscription mensuels (ou annuels).

En outre, les systèmes de PDV peuvent induire différents frais pour traiter les cartes de crédit, de débit et autres transactions. Comparez ces coûts de traitement entre les différents systèmes de PDV, et vérifiez la possibilité que le système vous permette de faire appel à un autre processeur de paiements si vous souhaitez plus de flexibilité dans le futur.

Les caractéristiques
Vos besoins peuvent évoluer alors que votre activité se développe, questionnez-vous donc sur les caractéristiques dont vous avez besoin aujourd’hui et celles dont vous auriez besoin dans le futur. Voici quelques fonctionnalités des systèmes de PDV :

Accepter les cartes de crédit et débit équipées d’une puce EMV (une micropuce intégrée à la carte qui sécurise les informations concernant le porteur de la carte).
Accepter les cartes sans contact (des cartes que vous présentez devant l’appareil plutôt que les insérer dans l’appareil) et les paiements mobiles.
Conserver des espèces dans un tiroir sécurisé
Scanner les codes-barres des produits
Suivre le niveau des stocks de votre entreprise
Créer des rapports de ventes
Gérer les rotations d’employés et leur pointage
Gérer un programme de fidélité consommateur
Se connecter avec votre logiciel de comptabilité
Imprimer des reçus ou les envoyer électroniquement

La simplicité
Vous pourrez passer des heures ou des jours, ou avoir à engager un consultant pour l’installation de certains systèmes. D’autres peuvent s’avérer bien plus simples. La mise en place n’est malgré tout qu’une part du processus. Prenez en compte la simplicité d’utilisation du système au quotidien, et la facilité avec laquelle il vous sera possible de former vos nouveaux employés à l’utiliser.

Le support
Tout problème avec votre système de PDV peut ralentir votre activité, et, en tant que chef d’entreprise, il vous reviendra de régler le problème. Qu’allez-vous choisir de faire ? Il y a des fournisseurs de systèmes de PDV qui vous offriront un support 24 heures sur 24. Avec d’autres, vous aurez à régler vos problèmes vous-même ou payer un consultant qui vous assistera.