Embaucher
Qu’il s’agisse de votre premier ou de votre dixième employé, il est important de consacrer toute votre attention à votre démarche d’embauche. Si l’équipe est petite, chaque membre devra participer activement et offrir des compétences bien spécifiques, favorisant ainsi le développement de l’entreprise. Un candidat mal choisi peut générer des problèmes, des pertes de revenus ainsi que des conflits au sein de l’équipe. En revanche, un bon choix de candidat peut faire bondir votre productivité. Que vous embauchiez un membre de votre famille, un ami ou une personne totalement inconnue, les étapes suivantes vous permettront d’embaucher le collaborateur ou la collaboratrice adéquate tout en aidant ce candidat à réussir au sein de votre entreprise.
1. Choisir le bon moment pour embaucher
Dans certaines entreprises tel qu’un restaurant, il est nécessaire d’embaucher dès le début de l’activité. Plus souvent, un entrepreneur se chargera de toutes les responsabilités de l’entreprise jusqu’à ce qu’il se rende compte qu’il y a beaucoup trop de travail pour une seule personne. Avant d’embaucher il est utile de se poser les questions suivantes.
- Avez-vous besoin d’aide ? Par souci de gestion, certains entrepreneurs souhaitent limiter la taille de leur entreprise alors que d’autres auront des difficultés à faire face à la charge de travail ou à répondre, par manque de temps, à la demande. Ces indicateurs sont des signes qu’il est temps d’embaucher.
- Avez-vous les moyens d’embaucher ? N’oubliez pas que le coût réel d’un employé ne se limite pas au montant horaire de sa rémunération. Il faut y ajouter le coût des autres charges sociales patronales comme les congés payés, la sécurité sociale, la retraite et autres dépenses. Prenez le temps d’étudier de près votre budget ; d’analyser l’impact éventuel d’une telle embauche sur votre productivité et vos bénéfices ; de calculer les avantages et frais généraux dont vous serez redevable si vous embauchez un employé et enfin de décider si votre budget vous permet de couvrir ces coûts.
- De quel type d’employé avez-vous besoin ? Il vous sera éventuellement possible d’embaucher un employé à temps partiel ou intérimaire qui pourra vous aider quelques heures par semaine ou pendant une période saisonnière de surcroît de travail. Au fur et à mesure que votre entreprise se développera, ces employés pourront collaborer à plein temps ou à titre permanent.
2. Bien connaître les lois
Avant d’embaucher votre premier employé, il est crucial que vous preniez connaissance des données juridiques relatives à l’embauche et la gestion de ce collaborateur une fois qu’il fera partie de votre équipe. La législation du travail varie en fonction de la taille de l’organisation, il vous faudra donc vous familiariser avec la législation en vigueur applicable à votre entreprise. Même si pour l’instant votre équipe est réduite, il est dans votre intérêt de connaître les lois qui s’appliqueront à votre entreprise si celle-ci se développe tant en volume d’activités qu’en nombre d’employés.
3. Comment rédiger un descriptif de poste
Même dans l’éventualité de l’embauche d’une personne de votre connaissance, il est important que vous rédigiez un descriptif de poste clair. Cette démarche vous aidera à vous assurer que vous êtes en accord avec l’employé sur les responsabilités attachées au poste en question. Si vous embauchez une personne en dehors de votre organisation, le descriptif de poste est aussi un facteur important d’attractivité d’excellents candidats. Par conséquent, assurez-vous de la clarté, de la pertinence et de la lisibilité de votre descriptif. Commencez par choisir un intitulé de poste qui décrive clairement la mission. Adressez-vous directement aux candidats, avec clarté et candeur. En outre, n’oubliez pas de mettre en avant les aspects positifs de votre activité. Les candidats vont rechercher les tâches, les expériences et les responsabilités en phase avec leurs compétences, apportez donc un maximum de détails dans ce domaine. Enfin, informez vos amis, votre famille et vos relations professionnelles, que vous embauchez, et postez votre annonce là où vous pensez avoir le plus de chance d’atteindre votre candidat idéal : par le biais d’un panneau « offre d’emploi » sur la fenêtre de votre entreprise, par voie d’annonces sur des sites web, au travers de prospectus à des événements locaux, grâce à une présence sur les média sociaux ou encore en occupant des panneaux d’affichage dans les lieux publics.
4. Commencez à interviewer
Si vous avez en vue plusieurs candidats pour un même poste, il vous faudra faire une première sélection des meilleurs candidats et planifier des entretiens avec eux, pour mieux connaître leur niveau d’expérience et leur intérêt pour le poste. Si vous avez un grand nombre de candidats et souhaitez enlever de la liste les candidats les moins prometteurs, vous pouvez effectuer une première série d’entretiens téléphoniques, et décider ainsi quels candidats vous souhaitez rencontrer en face à face. Vos critères de sélection en vue de ces entretiens devraient prendre en compte la qualité des cv, l’adéquation entre les compétences des candidats et le descriptif de poste, la formation des candidats et combien de temps ils sont restés à leur ancien poste. Vous allez aussi vouloir essayer de connaître le niveau de motivation du candidat et à quel point il prend son travail à cœur. Cette notion d’engagement et de caractère peut être tout aussi importante pour votre organisation qu’un ensemble de compétences spécifiques. Voici quelques astuces supplémentaires pour faciliter vos entretiens :
- Préparez une liste de questions. Les réponses des candidats devraient vous offrir les informations nécessaires pour choisir le candidat adéquat. Ces questions devraient couvrir l’expérience, les compétences, les goûts et même les traits de personnalité du candidat, et cela en vue de vous aider à trouver la bonne personne pour votre équipe. De nombreux sites vous proposent des listes de questions essentielles, mais ces questions peuvent être illégales dans le cadre d’un entretien, notamment si elles ont trait à la race, l’orientation sexuelle ou l’âge du candidat. Familiarisez-vous avec la législation en vigueur (questionnaire de pré-embauche de l’EEOC et la législation locale).
- Prenez des notes de leurs réponses. Leurs questions pourront aussi vous donner une idée de leur connaissance de votre entreprise, de leur niveau d’intérêt pour le poste ou de leurs idées ou préoccupations éventuelles concernant votre activité.
- Demandez s'ils ont des questions. Leurs questions vous indiquent ce qu'ils savent de votre organisation, leur niveau d'intérêt pour le poste et toutes suggestions ou questions éventuelles.
- Soyez clairs sur vos attentes et objectifs. Dans certains cas, le candidat ne semblera pas très motivé par votre activité ou pourra être en désaccord avec vos objectifs généraux ; il est utile d’en avoir conscience au préalable afin de choisir la bonne personne pour le poste.
5. Faites votre choix
Vous avez maintenant parlé à un groupe de candidats et vous avez trouvé la perle rare. Ce candidat paraît très motivé par le poste, et présente les compétences, l’expérience, et la personnalité requises. Afin d’officialiser l’offre, vous allez devoir :
- Faire une offre par courrier présentant la rémunération et les autres avantages éventuels
Ce document donnera à l’employé potentiel une image précise de ce qu’il recevra de votre part en échange de son travail. Les avantages de votre proposition peuvent inclure les congés payés, les congés maladie, la retraite, la sécurité sociale, les congés de maternité et de paternité, ainsi que les offres de remise sur les produits de la compagnie. Vous devrez vous assurer que votre offre de rémunération est bien alignée sur le marché de l’emploi de votre secteur d’activité, pour des postes similaires. Cela vous permettra d’attirer des employés performants et garantira leur satisfaction au travail. Si vous souhaitez rechercher les salaires moyens dans votre région, plusieurs sites d’information sont à votre disposition. Dans l’éventualité de l’embauche d’une personne de votre connaissance, il est tout aussi important que vous soyez tous les deux d’accord sur ces éléments, et que vous les marquiez sur papier, une démarche qui vous évitera des malentendus au sujet du salaire, des jours de congé ou d’autres sujets relatifs à la rémunération.
- Vérifiez l’information
Les meilleures pratiques consistent à obtenir la permission de contacter les employeurs antérieurs et autres références fournies, pour voir ce qu’ils vous indiquent sur ce candidat.
Quelles sont ses atouts et ses faiblesses ? Quelles ont été ses contributions à l’organisation ? Dans de nombreux secteurs d’activités, les chefs d’entreprises effectuent une démarche de vérification des antécédents, afin de s’assurer de la véracité des informations fournies par le candidat. Pour certains emplois, comme ceux nécessitant la conduite d’un véhicule ou l’utilisation d’une machine, il sera éventuellement demandé au candidat de se soumettre à un test de dépistage de drogues, pour s’assurer que celui-ci peut remplir sa mission en toute sécurité. Vérifiez la législation locale pour savoir ce que vous êtes en droit de vérifier au sujet d'un employé potentiel.
- Soyez prêt à négocier
La négociation de salaire fait partie intégrante de la démarche d’embauche. Pour arriver à bien négocier, il vous faudra connaître l’éventail des salaires dans votre secteur d’activité, la valeur apportée par votre nouvel employé, le budget alloué à ce poste, et jusqu’où vous êtes prêts à négocier avec ce candidat. Assurez-vous d’avoir bien calculé le montant des congés ou des autres avantages, ces éléments étant une partie importante de votre offre globale. Dans la plupart des cas, vous et le candidat pourrez-vous mettre d’accord sur un chiffre. Si ce n’est pas le cas, vous devrez envisager de choisir un candidat plus en phase avec votre budget.
- Signature de l’offre définitive
Pour formaliser votre offre, vous allez détailler les composantes de la rémunération, le descriptif du poste et les avantages associés. Ces informations seront présentées dans un document final appelé « lettre d’offre d’emploi ». Même si vous avez déjà fait votre offre verbalement, il est important de la faire suivre d’un document officiel signé, qui viendra entériner votre accord.
6. Préparez-vous à recevoir votre nouvel employé
Une fois que l’employé aura accepté votre offre, vous pourrez fixer la date de prise de fonctions et réunir tous les formulaires nécessaires. Cette démarche proactive vous assurera une transition en douceur avant le premier jour de travail de votre nouvel employé. En effet, il y a un certain nombre de formulaires administratifs qu’il vous faudra avoir à portée de main.
- Formulaire de demande d’embauche
Ce document peut être demandé au candidat pendant la démarche d’embauche, ou avant que celui-ci ne prenne ses fonctions. Ce formulaire fournit des informations relatives au parcours éducatif et professionnel, et vous protège en tant qu’employeur, au cas où la personne aurait fourni des informations erronées et obtenu le poste de manière frauduleuse.
Notez qu’il existe des différences fiscales si vous embauchez un membre de votre famille.
En complément de ce formulaire vous devrez aussi recueillir une série de données pour chaque employé. Chaque fois que vous ajouterez un nouveau membre dans votre équipe, assurez-vous de demander les informations suivantes, et regroupez ces données sous forme numérique ou papier, actualisées et faciles d’accès à tout moment.
- Nom et prénom de l’employé
- Adresse y compris le code postal s’il y en a un
- Date de naissance, si moins de dix-neuf ans
- Genre et occupation
- Date et heure de la prise de fonction
- Nombre d’heures travaillées par jour
- Nombre d’heures travaillées par semaine
- Base de rémunération de l’employé (horaire, hebdomadaire, au projet, etc.)
- Taux régulier de salaire horaire
- Revenus totaux journaliers ou hebdomadaires
- Revenus des heures supplémentaires pour la semaine travaillée
- Suppléments ou déductions aux revenus de l’employé
- Salaire total payé pour chaque période de paie
- Date de versement du salaire et période couverte par ce payement
- Autres informations pertinentes à votre région
Informez-vous auprès des bureaux locaux de votre ministère du travail pour savoir si vous êtes tenu de disposer de documents complémentaires.
7. Pensez à offrir un Guide de l’Employé
Même si vous n’avez qu’un ou deux collaborateurs, il pourrait être utile de mettre à leur disposition un résumé clair de vos pratiques et de vos attentes au sein de l’entreprise, sous forme d’une liste ou d’un Guide de l’Employé. Dans le cas d’une très petite entreprise, il peut s’agir simplement d’un document récapitulatif des informations importantes relatives à votre activité, quitte à compléter le document lorsque votre entreprise va se développer. Si votre entreprise est légèrement plus importante, il est envisageable de créer un guide plus approfondi. Quelle que soit la taille de votre organisation, pensez aussi à avoir un expert en ressources humaines ou un juriste qui puisse vérifier que votre document remplisse les exigences de votre zone géographique, telle qu’une liste des droits de l’employé. Voici ci-dessous quelques-uns des éléments constitutifs d’un guide de l’employé :
- Mission d’entreprise
Il s’agit d’une description officielle résumant les objectifs de votre organisation. Vos collaborateurs seront ainsi immédiatement informés de l’identité de votre entreprise.
- Congés payés, si vous en offrez
Expliquez, le cas échéant, le nombre de jours de congé annuel dont dispose votre personnel, y compris les jours de congé maladie et les jours de vacances. Précisez, le nombre de jours inutilisés reportables sur l’année suivante. Vous pourrez inclure dans cette rubrique des informations sur les heures supplémentaires.
- Règles sur le comportement en entreprise
Abordez les sujets d’ordre général, comme la propreté du lieu de travail, le code vestimentaire, la ponctualité, et les attentes relatives aux relations entre employés. Pensez éventuellement à ajouter une liste des droits de l’employé.
- Gestion de la Paie
Informez vos employés de la date mensuelle de versement de leur paie ainsi que toutes autres pratiques ou modalités de suivi des heures effectuées.
- Congés et jours fériés
Détaillez les jours de congés auxquels ont droit vos employés et s’ils donnent lieu à une rémunération.
- Congés de maternité et de paternité
Certains chefs de petites entreprises offrent des congés de maternité et de paternité à leur personnel même si cela n’est pas mandaté par la loi. Cet élément peut jouer un rôle déterminant pour les candidats et décidez si votre budget vous le permet. Les lois en la matière diffèrent selon les pays, n’hésitez pas à vous en informer.
N’oubliez pas de laisser une ligne pour la signature de votre employé, faites une copie du formulaire une fois signé, et archivez ces informations pour chacun de vos collaborateurs.
