Paie

Une composante importante de la gestion d’une entreprise est de rémunérer équitablement, dans les temps et en respectant la loi. Il est certain, que les complexités administratives et fiscales, ne rendent pas toujours la tâche facile aux chefs d’entreprise. Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous devrez prendre connaissance des données juridiques afférentes à la gestion des paies, avoir un calendrier de paiement des salaires, et créer un registre de référence regroupant la gestion des paies et les documents fiscaux.

La gestion des paies permet aux entreprises de rémunérer leurs employés. Pour de nombreuses compagnies, la charge salariale est leur poste de dépenses le plus important. C’est également un processus parfois compliqué dans lequel il faut faire un suivi dans le temps, une classification du personnel, recueillir les contributions aux assurances médicales et aux fonds de pension, et enfin payer les impôts, tout ceci nécessitant une planification méticuleuse et la tenue de registres.

Vous avez dans ce domaine trois options : assurer vous-même la gestion des paies, faire appel à un prestataire de service, ou embaucher un professionnel. Quelle que soit la méthode choisie, c’est au responsable de l’entreprise qu’il incombe de connaître les bases juridiques de la gestion des rémunérations.

Bien connaître les règles
Le personnel des petites entreprises est couvert par un ensemble de lois du droit du travail nationales, régionales et parfois locales. Informez-vous auprès des agences gouvernementales sur les lois régionales et locales s’appliquant à votre entreprise. Recherchez le code du travail de votre pays et intéressez-vous aux éléments suivants :

Revenus minimums et heures supplémentaires
Classification des employés (par exemple : les dispositions relatives au contingent d’heures supplémentaires)
Heures supplémentaires
Travail des enfants
Revenus incluant un pourboire
Hours worked
Déplacements
Waiting time
Heures d’astreinte
Période de repos
Périodes de formation et réunions
Permis de travail
Congés annuels

Choisissez votre offre de congés payés et de congés maladie
Lorsque vous déterminerez vos pratiques de gestion des paies, vous devrez décidez si vous voulez accorder des jours de congés payés à vos employés et si oui combien. Ceci n’est pas une obligation selon la loi fédérale mais cela peut l’être au niveau régional ou local, et n’oubliez pas que cette offre pourrait vous rendre compétitif par rapport à d’autres entreprises, et attirer des collaborateurs de qualité.

Jours fériés
Les chefs d’entreprise sont nombreux à rémunérer leurs employés durant les jours, fériés et ceux-ci varient d’un pays à l’autre.

Beaucoup d’organisations proposent aussi des jours payés ou non payés que les employés peuvent utiliser pour des fêtes religieuses, des jours de deuil (congé lors du décès d’un membre de la famille de l’employé).

Congés annuels
En général, les entreprises accordant des jours de vacances en fonction de différents facteurs et la durée varie en fonction des pays. Vous êtes libre de décider, si vous voulez que vos collaborateurs travaillent un certain temps, avant de pouvoir bénéficier de cet avantage. Cela pourrait être une année de travail ou une période d’essai (période d’introduction). Certains entrepreneurs demandent à leurs employés de gagner leurs jours de congés payés chaque mois, par exemple à hauteur de 8 heures par mois, ce congé pouvant être pris à n’importe quel moment une fois qu’il aura été gagné.

Congés maladie
Les lois relatives aux congés maladie varie en fonction de la zone géographique. Vous n’y êtes pas obligé, mais offrir cet avantage à vos collaborateurs, vous permettra de restez compétitif et peut être même d’économiser de l’argent. Si par exemple, un employé vient travailler alors qu’il est malade, vous ou d’autres membres de l’équipe pourront aussi attraper la maladie et cela pourra, avec le temps, vous coûter encore davantage. Cette personne malade pourrait aussi contaminer un client avec les conséquences que cela comporte en matière de satisfaction de la clientèle.

Quelle que soit l’offre de congés maladie choisie, il est important de l’expliquer clairement et sur papier à votre nouvel employé, sans oublier de l’intégrer dans votre guide de l'employé si vous en avez un.

Démarrez votre gestion des paies
Entre les papiers administratifs, les retenues d’impôts et les paiements aux instances régionales et nationales, le traitement des paies peut devenir assez intimidant. Voici la marche à suivre pour vous aider dans vos démarches :

1. Fixez un calendrier de paiement
Ce calendrier définit la date à laquelle vous verserez la paie de votre personnel sur une période donnée, en général sur une base hebdomadaire, semi-hebdomadaire ou mensuelle. Choisissez la meilleure option pour votre entreprise, la solution administrative et comptable la plus simple pour vous étant hebdomadaire ou mensuelle, mais la semi-hebdomadaire étant en général l’option préférée des employés. Chaque zone géographique a des spécificités règlementaires à ce sujet, assurez vous donc de vérifier la réglementation en vigueur dans votre région ou pays.

2. Classification des employés
Il faudra vérifier la pertinence du classement de vos collaborateurs, dans l’intérêt commun de votre personnel et de votre propre entreprise. Vous trouverez ci-dessous les principales catégories d’employés à connaître :

Salarié « Non-Exempté » :

Salarié « Exempté » :

3. Bien connaître les bases de la fiscalité
Employeurs et employés doivent payer des impôts sur le revenu à l’échelle nationale, et dans certains cas à l’échelle locale et régionale.

Il faudra également soustraire du montant de chaque paie, une contribution au programme de couverture médicale et régime de retraite, ces prélèvements dépendront des avantages proposés par votre entreprise et des options choisies par l’employé.

Pour plus de détails sur la fiscalité du travail de votre pays, consultez le site de l’instance gouvernementale responsable. Il est aussi fortement recommandé de vous adresser à un comptable ou à un conseiller fiscal, lorsque vous commencez à embaucher, pour vérifier que vous gérez votre comptabilité correctement et dans le respect des lois fiscales.

4. Suivi des heures travaillées
Votre rôle d’employeur est aussi de tenir les comptes des heures effectuées par votre personnel. Certaines entreprises demandent à leurs employés d’assurer le suivi de leurs heures de travail, avec approbation par le manager à la fin de chaque période de paie. De nombreuses entreprises assurent le suivi des heures travaillées pour leurs employés, pour une multitude de raisons, y compris une gestion plus aisée des paies et des avantages sociaux. Vous pouvez aussi avoir recours à l’un des nombreux logiciels disponibles sur le marché.

5. Créez un dossier pour chaque employé
Chaque fois que vous accueillez un nouvel employé dans votre entreprise, vous devriez créer un dossier composé des informations suivantes :

Nom et prénom, numéro fiscal ou autre numéro d’identification pertinent
Adresse y compris le code postal
Date de naissance, si l’employé est mineur
Sexe et occupation
Heure et jour de la semaine quand l’employé prend ses fonctions
Heures travaillées par jour
Nombre de jours travaillés par semaine
Base de calcul de la rémunération (à l’heure, à la semaine, au projet, etc.)
Taux de rémunération horaire régulier
Rémunération totale par jour ou par semaine
Nombre total des heures supplémentaires pour la semaine travaillée
Ajouts ou retraits sur la paie
Montant de la paie pour chaque période de versement
Date du paiement et période couverte par ce paiement

Consultez le site de votre ministère du travail afin de vous renseigner sur la législation en vigueur sur les registres de comptes.

Parallèlement à l’ensemble des documents mandatés par la loi, il vous faudra tenir un registre du salaire et des avantages de l’employé, et éventuellement ajouter à ce dossier : les bilans d’évaluation, les réussites et autre documentation utile. Par souci de simplicité, vous devrez créer un système de recueil et de gestion de cette information, qu’il s’agisse d’un dossier papier ou un dossier numérique ou même les deux.

Options de gestion de paies
Maintenant que vous maîtrisez les bases de comptabilité, il est temps de décider si vous allez vous charger de ce processus vous-même, faire appel à un prestataire de service, ou embaucher un comptable pour vous aider. Vous trouverez plus loin les avantages et les inconvénients de ces trois options et la marche à suivre pour chacune d’elle.

1. Vous allez gérer les paies
Cette option est bien sûr la moins coûteuse, mais elle prend du temps, notamment si vous avez plusieurs employés et des dossiers un peu compliqués. Des erreurs peuvent advenir et répercuter des coûts supplémentaires, sous la forme de pénalités juridiques ou fiscales.

Il est aussi possible que vous choisissiez pour vous aider d’utiliser un logiciel de traitement des paies. Pour plus d’informations sur la gestion réussie de vos registres de compte aller voir nos astuces de comptabilité.

2. Vous faites appel à un prestataire
Il existe un choix très large de prestataires de gestion des paies. En fonction de la nature de la prestation fournie, le coût peut aller de 1 à 15 dollars par employé et par période de paie. L’avantage de cette option est qu’elle vous libère du temps pour vous consacrer à la gestion de votre entreprise, et que vous pouvez bénéficier de conseils personnalisés. En revanche cette prestation représente un coût financier. La plupart des prestataires facturent au mois ou à la fiche de paie. N’oubliez pas qu’il restera toujours à tenir un registre de données sur les employés, et à assurer le suivi des heures travaillées. Vous trouverez ci-dessous une liste de critères qui pourrait vous aider dans votre recherche d’un prestataire :

Coût. L’offre de prestations étant très diversifiée, quel ensemble de prestations répond le mieux à vos besoins ?
Logiciel utilisé. Si vous avez opté pour une solution à composante technologique, le logiciel est-il compatible avec votre logiciel comptable ?
Accessibilité au personnel. Nombreux sont les services qui permettent aux employés d’avoir accès en ligne à leur fiche de paie et autres informations utiles.
Services d’assistance. Y a-t-il un service client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par téléphone ou en ligne ?
Responsabilité. Le prestataire sera-t-il responsable des erreurs de gestion de paie ou de fiscalité ?

3. Vous embauchez un expert
La solution la plus coûteuse est aussi celle qui vous fera gagner en temps et en facilité. En règle générale, le coût d’une prestation d’expert-comptable varie en fonction de son niveau d’expérience. Les tarifs couvrent globalement la prestation comptable, et certaines prestations annexes. Si vous êtes en mesure d’embaucher une personne réputée compétente en matière comptable, vous pourrez bénéficier d’un service comparable à coût moindre. Faire appel à un professionnel de gestion de paie peut aussi avoir l’avantage de vous donner accès à des conseils dans d’autres domaines, tel que le suivi de vos dépenses, l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise, ou la vérification du respect de votre comptabilité générale avec la règlementation en vigueur. Vous serez en outre couvert sur le plan de la responsabilité juridique.

Si votre choix se porte sur l’embauche d’un comptable, vous pourrez tirer parti des conseils ci-dessous :

Pensez à rechercher un expert-comptable agréé. Cette solution n’est pas la moins chère, mais cet expert aura des compétences supérieures et un haut niveau de formation, par conséquent ses services et conseils risquent d’être plus justes, et sur le long terme vous faire économiser de l’argent.
Demandez des références. Cette personne a-t-elle une expérience comptable avec des entreprises comparables à la vôtre, en taille et en secteur géographique ? Vous pourriez demander une liste de clients pour avoir une idée de leurs prestations antérieures.
Vérifiez l’expérience informatique. Le prestataire a-t-il l’habitude des technologies utilisées dans votre organisation ?
Initiez un entretien approfondi. Il est certain que cette personne aura accès à des données financières sensibles sur votre entreprise et votre équipe, vous voulez donc vous assurer de sa fiabilité, sa probité et bien entendu de ses compétences professionnelles. A l’issue de cet entretien, n’oubliez pas de vérifier ses références, et éventuellement ses antécédents.
Assistance virtuelle ou en personne ? Préférez-vous pouvoir rencontrer cette personne en face-à-face ou avoir une relation virtuelle par email, téléphone ou visio-conférence ?

La bataille est à moitié gagnée si vous arrivez à gérer vos paies en connaissance de cause. Que vous assuriez cette tâche vous-même, que vous la sous-traitiez à un prestataire, ou la confiiez à un employé, vous devrez consacrer un certain temps au démarrage du processus. La confidentialité des données est un élément crucial de votre décision, adressez-vous donc uniquement à des personnes de confiance. Une fois que vous aurez mis en place votre système, les choses n’iront qu’en se simplifiant.