Après une catastrophe naturelle
Votre préoccupation immédiate après un désastre doit être la sécurité de votre équipe de collaborateurs, viendra ensuite l’état des lieux des dommages matériels. Il sera alors important de communiquer au bon moment avec vos employés, vos fournisseurs et vos clients, par l’envoi d’un message approprié. Tout aussi importante est la prise de contact avec les compagnies d’assurance, pour effectuer vos déclarations, ainsi qu’avec les entreprises pour vous aider à reconstruire. Dans la mesure du possible, trouvez par avance des entrepreneurs en bâtiment pour pouvoir faire appel à eux immédiatement, plutôt que d’essayer d’en trouver à la dernière minute.
Dès que vous aurez pris conscience de la nécessité de faire une déclaration de sinistre, informez en votre compagnie d’assurance. Un appel rapide vous mettra en haut de leur liste, et vous serez probablement contacté par un de leurs experts dans les meilleurs délais. Cette réactivité de votre part accélérera les paiements, à condition bien sûr de qualifier.
Quelle marche à suivre immédiatement après une catastrophe naturelle ?
Dans les deux premiers jours qui suivent l’événement, assurez-vous de :
- Localiser tous vos employés et évaluer leurs besoins
- Faire un état des lieux des dégâts dans vos locaux, équipements et stocks
- Appeler votre compagnie d’assurance pour déclarer le sinistre et sauvegarder le numéro des déclarations sur le cloud
- Contacter l’entrepreneur qui vous aidera à la reconstruction
- Acheter les produits en forte demande (Placoplâtre, grandes bennes, bureau/maison en préfabriqué)
- Louer des véhicules pour remplacer ceux qui auront été détruits ou endommagés
- Communiquer votre échéancier de restauration, de réouverture, et de travail à vos employés et à l’entreprise de travaux
- Informer vos clients si vous êtes ouvert ou pas et le statut de leurs commandes
- Contacter votre propriétaire ou votre institution de crédit pour être sûr de garder les lignes de communication ouvertes durant la pandémie
Une fois que vous aurez répondu aux besoins les plus pressants, concentrez-vous sur ces quatre postes essentiels : le personnel, les finances, l’état de votre équipement et la reprise des activités.
Sécurité du personnel et communication
Vérifiez que tous vos employés ont été localisés, sont en sécurité, et que vous avez pu répondre à leurs besoins : ont-ils encore une maison et un moyen de transport pour s’y rendre ? Leur résidence est-elle toujours assez sûre pour pouvoir y rester pendant une longue période de temps ? Offrez tout le soutien que vous êtes en mesure de proposer, et pensez à créer un email ou un groupe de discussion en ligne pour initier un réseau de soutien. A ce stade, il devient vraiment crucial d’informer vos employés sur l’état de votre entreprise. Partagez vos projets de reconstruction et assurez-les que leur emploi n’est pas en danger (si c’est bien le cas).
Dans la mesure où vous avez la couverture adéquate, informez vos employés que votre assurance prendra en charge le versement de leur paie. Si votre assurance ne peut assurer cette couverture, évaluez si votre trésorerie vous autorise à payer vous-même les salaires. Il est certain que vos employés devront continuer à faire face au paiement de leur loyer, ou leurs emprunts, et autres dépenses courantes, et auront besoin de savoir si le versement des paies sera ou non impacté. Soyez réaliste et sachez que si vous ne pouvez pas les rémunérer, ils devront probablement devoir chercher un nouvel emploi, pas nécessairement parce qu’ils souhaitent quitter votre entreprise, mais plutôt par nécessité. Votre capacité à retenir vos collaborateurs est un élément important de vos chances de réussir votre reprise d’activité après le désastre.
Lorsque vous allez communiquer avec vos employés, vos fournisseurs et vos clients, vous devrez rédiger des messages spécifiques pour chacun de ces trois groupes. Voici quelques conseils pour vous aider :
- Employés : Tenez votre équipe informée sur les questions de sécurité, le statut de l’entreprise, et sur votre capacité de les rémunérer après la catastrophe, en raison d’un éventuel arrêt de votre activité.
- Fournisseurs : Communiquez vos besoins à vos principaux fournisseurs, de façon à ce qu’ils puissent se réapprovisionner et augmentez ainsi vos chances de pouvoir rouvrir au plus vite.
- Vos clients : Informez vos clients de la date à laquelle vous pensez pouvoir reprendre votre activité ,et si celle-ci se tiendra sur le site d’origine de votre entreprise, dans un local temporaire ou sur un tout nouveau site.
Il est recommandé de réévaluer votre couverture d’assurance après le désastre, vos besoins ayant éventuellement changé. Vous ne pourrez pas modifier la nature de votre police pour les déclarations de sinistre relatives à cet événement, mais vous pourrez effectuer les ajustements nécessaires afin d’affronter les catastrophes à venir.
Évaluez les dégâts matériels
Une fois que vous serez en mesure d’évaluer les dégâts matériels occasionnés à votre entreprise, prenez des photos ou des vidéos de l’ensemble de ces dégâts, afin de documenter vos déclarations de sinistre. Faites une liste de tous les biens endommagés en vous appuyant sur l’inventaire réalisé avant la catastrophe, et gardez les reçus de toutes les réparations que vous pourriez faire, de façon à inclure ces détails dans vos déclarations de sinistre. Prenez des photos ou des vidéos de l’équipement ou des véhicules endommagés, et attribuez un numéro séquentiel à chacune de ces photos ou vidéos. Si vous avez perdu une partie de votre stock pendant la catastrophe, adressez-vous à vos fournisseurs, pour avoir une copie des factures correspondantes, et pouvoir ainsi constituer le dossier. Dans la mesure du possible, ces factures devraient remonter à au moins une année civile.
Dans l’éventualité d’inondations à répétition, vous devrez prouver que vous avez remplacé tous les équipements couverts par votre assurance lors des inondations antérieures. Les machines de fabrication, les équipements de bureau, les ordinateurs et véhicules devront éventuellement être remplacés en fonction de l’ampleur du désastre. L’ensemble de votre stock aura pu être détruit. Ce qui signifie qu’ une importante somme d’argent (dépenses en capital) sera nécessaire, pour remettre votre activité sur les rails. Lorsque vous allez commencer à chercher des équipements de remplacement, neufs ou d’occasion, faites-le de préférence à l’extérieur de la zone affectée par la catastrophe. Vous devriez par exemple hésiter à faire l’acquisition d’un véhicule neuf dans une région touchée par l’inondation, les concessionnaires ayant peut-être eu leur stock de véhicules abimé par les eaux. Tapis tachés, problèmes électriques, rouilles sur les charnières ou odeurs dans le véhicule, sont autant d’indices indiquant qu’un véhicule a été endommagé. Par ailleurs, il ne faut pas oublier qu’au lendemain d’une catastrophe, les prix risquent de grimper en raison des stocks de véhicules abimés, et des interruptions d’approvisionnement.
Avant d’inspecter les dommages, assurez-vous que vos collaborateurs ont été formés à la manipulation de produits dangereux présents sur le site de l’entreprise, ou en provenance du voisinage, comme par exemple les eaux usées dans le flot des inondations. Pour plus d’informations Organisation Mondiale de la Santé. Pendant des situations d’urgence telles que des ouragans ou des inondations, des produits chimiques ménagers, médicaux ou industriels peuvent être relâchés dans l’environnement.
Évaluez votre situation financière
Malgré le caractère stressant et difficile du moment, il vous faudra évaluer l’état de vos finances après la catastrophe. Si vous avez besoin de fonds supplémentaires pour rémunérer vos employés pendant une période temporaire d’arrêt d’activités, pensez à faire une demande de prêt relais, qui sont généralement des prêts sur le court-terme destinés à injecter rapidement des fonds sur votre compte. Il existe aussi des fonds de secours pour aider à se relever après une catastrophe, ou même des subventions. Avoir un bon indice de solvabilité avant le désastre pourrait améliorer vos chances de voir votre prêt accordé. Parmi vos options de prêts vous trouverez :
- Subventions : Les chefs d’entreprise dont la demande de prêt a été refusée, peuvent être éligibles à d’autres formes d’assistance comme les subventions. Celles-ci pourraient couvrir des dépenses médicales, des réparations de véhicules, ou encore des outils ou des équipements nécessaires à la reprise de l’activité.
- Fournisseurs : Il est conseillé de prévenir vos gros fournisseurs, éventuellement basés dans un autre secteur géographique, que votre entreprise a encouru des pertes importantes, et que vous êtes à la recherche de subventions ou d’une autre forme d’assistance financière. Certains de vos fournisseurs seront peut-être prêts à vous offrir des réductions, ou une autre forme d’aide financière, s’ils sont en mesure de le faire.
- Prêts relais : Renseignez-vous pour savoir s’il existe des offres de prêt relais dans votre région. Ces types de prêt vous fournissent rapidement de la trésorerie pour rémunérer vos employés.
Il est recommandé de réévaluer votre couverture d’assurance après le désastre, vos besoins ayant éventuellement changé. Vous ne pourrez pas modifier la nature de votre police pour les déclarations de sinistre relatives à cet événement mais vous pourrez effectuer les ajustements nécessaires pour mieux affronter les catastrophes à venir.
Nettoyage et reconstruction
Au lendemain de la catastrophe, vous pouvez contacter les fournisseurs indiqués dans votre plan d’intervention d’urgence, ils seront susceptibles de vous procurer ce dont vous avez besoin pour reprendre votre activité, comme par exemple des cloisons après une inondation. Vous pouvez également rechercher d’autres vendeurs si vous avez besoin d’équipements supplémentaires pour votre activité.
C’est aussi le bon moment pour consulter les données financières et commerciales que vous avez sauvegardées sur le cloud, ou un disque dur externe localisé dans un autre secteur géographique.
Contactez votre assureur immédiatement après la catastrophe, et donnez-lui vos nouvelles coordonnées si votre entreprise n’est pas ouverte. Décrivez l’étendue des dommages dans votre entreprise, et vérifiez auprès des assureurs les documents dont ils ont besoin en vue de votre déclaration de sinistre (photos des dégâts et factures indiquant la valeur des équipements endommagés ou détruits). Si vos locaux ont subi des dégâts susceptibles de poser des problèmes de sécurité, et que vous pouvez facilement effectuer les réparations, photographiez ces dégâts et faites les réparations avant la visite d’évaluation de l’expert. Ne jetez aucun matériau ou équipement endommagé avant le passage de cet expert.
Il est très important que vous soyez très organisé au moment d’apporter les preuves à votre assurance des dégâts encourus. Tenez une liste actualisée des numéros de déclaration de sinistre, les noms des personnes chargées de votre dossier, et une mise à jour de tous les dommages à votre entreprise en lien avec la catastrophe. Ce recueil d’informations représente un travail assez considérable. Cependant, le travail d’inventaire détaillé de vos équipements et de vos stocks devra avoir été fait préalablement au désastre.
Informez vos clients que vous avez repris l’activité
Après l’étape de la reconstruction, il est très important d’informer vos clients que vous avez rouvert votre entreprise. Certains s’attendront peut-être à ce que rien n’ait changé, quel que soit votre état après travaux. Si vous ne pouvez pas offrir le même niveau de service, il est conseillé d’en informer les clients, ou d’envisager de repousser la date d’ouverture, car vous risquez de voir les clients se tourner vers un autre prestataire.
Dès votre réouverture, faites-le savoir par une signalétique temporaire, et actualisez votre site internet et les réseaux sociaux, pour que votre clientèle habituelle soit au courant.
Ressources
Organisation |
Description |
Organisation Mondiale de la Santé |
L’OMS a pour mission la promotion de la santé et de la sécurité de la population mondiale, et travaille au service des personnes vulnérables. Son objectif est de garantir qu’un milliard supplémentaire de personnes accèdent à la couverture médicale universelle, tout en aidant un autre milliard à accéder à une meilleure santé et un bien-être supérieur. |