Préparation aux catastrophes

Ouragans, inondations, tremblements de terre, pandémies, typhons et incendies de forêts. Ces désastres naturels et sanitaires peuvent détruire des communautés entières, affectant du même coup leurs petites entreprises, les forçant parfois à fermer. C’est pourquoi il est fondamental d’avoir mis en place, au préalable, un plan catastrophe pour parer à toute éventualité.

Même si vous ne pouvez pas arrêter un désastre naturel, vous pouvez élaborer un plan pour en minimiser les impacts sur le quotidien de votre entreprise ; un tel plan énoncera les mesures à prendre en amont, pendant et après un tel événement. Assurez-vous que les actions suivantes sont initiées avant la situation d’urgence :

• Souscrivez une assurance pour couvrir les pertes éventuelles, et lire votre police de A à Z afin d’être prêt lorsque vous en aurez besoin.
• Gardez bien à jour vos informations financières de façon à pouvoir faire une demande de prêt immédiatement après un désastre, et ainsi continuer à faire tourner votre entreprise.
• Tenez une liste détaillée de tout votre équipement et vos marchandises, pour être capable de remplir des déclarations de sinistre auprès de votre assurance.
• Élaborez des plans de communication de crise avant qu’il y ait une catastrophe.
• Sauvegardez les coordonnées de vos employés et fournisseurs sur le cloud, afin de pouvoir les contacter en cas de besoin.

Vous pouvez prendre toute une série de mesures avant, pendant et après un éventuel désastre, en vue de vous protéger ainsi que votre entreprise. Dans l’éventualité d’un tel événement, vous devriez créer un « kit de survie financier » composé de tous vos documents essentiels, et le sauvegarder sur le cloud. Au cours du désastre, vous devriez activer un plan de réponse d’urgence pour pouvoir évacuer vos employés. Après la catastrophe, effectuez une évaluation détaillée des dégâts encourus dans votre entreprise, et décidez si vous aurez besoin d’un prêt pour financer la reconstruction ou les réparations de vos locaux.

Avant le désastre : développez un plan d’intervention d’urgence

Bien avant la survenue d’une catastrophe, qu’il s’agisse d’un tremblement de terre, d’un ouragan, d’une inondation ou d’une pandémie, vous devriez élaborer un plan d’intervention d’urgence pour protéger vos employés, vos biens, vos équipements, et vos stocks. Préparez vos employés à sortir des bâtiments en toute sécurité en cas d’urgence. Confiez à un employé la mission de faire évacuer le reste des collaborateurs, et donnez-lui une liste de noms de tous les employés assortie de l’emplacement de leurs postes de travail. Ce responsable sera chargé de mener le groupe vers un point de rencontre préétabli pour les situations de crise. Il fera l’appel, en vue d’identifier les éventuelles personnes manquantes ou blessées. Il est également recommandé d’avoir un kit de provisions d’urgence pour pouvoir survivre pendant la durée du désastre. Il est tout aussi important de placer vos documents financiers et commerciaux clés sur le cloud, ou de les sauvegarder en lieu sûr.

Élaborez un plan d’intervention d’urgence
Avant même d’être confronté à un désastre, vous devriez mettre sur pied un plan d’intervention pour garder vos employés en sécurité, de même que votre entreprise et tout votre équipement. Un tel plan doit comporter les éléments suivants :

• Stratégie pour alerter vos employés d’une urgence, y compris une liste facilement accessible de leurs coordonnées
• Un plan d’évacuation des locaux ainsi que le point de rencontre à une distance suffisamment éloignée de vos locaux, en cas d’incendie ou de désastre comparable
• Un programme de formation aux situations d’urgence pour les nouveaux employés ainsi que le reste des collaborateurs
• Un plan de formation pour apprendre aux employés à se protéger des produits dangereux
• Les contrats avec les compagnies d’assurance pour votre couverture et les déclarations de sinistres, ainsi que votre numéro de police d’assurance, et les numéros à appeler pour effectuer vos déclarations de sinistres.
• Une liste de fournisseurs, en vue d’acheter les équipements ou matériaux nécessaires à la reconstruction.

Constituez votre kit d’urgence
Mettez ce kit dans plusieurs sacs plastiques hermétiques et conservez le dans un ou deux contenants faciles à transporter, comme une boîte en plastique ou un sac en toile. Si un représentant des autorités locales vous demande de rester où vous êtes, que vous soyez au travail ou à la maison, il est important, dans l’intérêt de votre sécurité, de suivre ces instructions. Votre kit d’urgence devrait contenir :

• Un gallon d’eau par personne et par jour, pour au moins trois jours, pour la boisson et l’hygiène
• De la nourriture non périssable pour au moins trois jours
• Une radio à piles ou à manivelle et une radio météo avec alerte
• Une lampe de poche
• Une trousse de premiers soins
• Une réserve de piles
• Un sifflet pour demander de l’aide
• Des masques anti-poussières pour aider à filtrer l’air contaminé, du film plastique et du ruban adhésif pour vous confiner dans vos bâtiments jusqu’à la fin de la catastrophe.
• Des lingettes hydratantes, des sacs plastique avec attache pour votre hygiène personnelle
• Une clé à molette ou des pinces pour couper l’arrivée des services d’énergie
• Un ouvre-boîte manuel
• Des cartes de la région
• Un téléphone portable avec son chargeur et une pile de sauvegarde

Composez un kit de documents financiers
Lors d’une catastrophe, il peut arriver que des documents importants soient abîmés, perdus ou même détruits. En sauvegardant tous ces documents commerciaux et financiers essentiels, sur le cloud ou sur un disque dur externe situé dans d’autres locaux, vous pourrez être certain d’avoir accès aux fichiers nécessaires à votre demande de prêt après la catastrophe. Le cloud où vous sauvegardez vos fichiers sur un serveur internet représente une meilleure option pour protéger vos données, et peut vous faciliter l’accès à vos projets et documents à distance, après le désastre. Assurez-vous que vous êtes en possession de votre police d’assurance sur ce même serveur du cloud. C’est une bonne idée de choisir une compagnie qui héberge (ou sauvegarde) ces données sur des serveurs localisés dans une ville différente de celle où est implantée votre activité. Vous serez ainsi assuré que dans le cas d’une catastrophe à grande échelle comme une inondation ou un ouragan, vos données ne risqueront pas d’être perdues.

Assurez les paiements
Il est important que vous sachiez comment vous allez couvrir les coûts en cas de catastrophe. Pour beaucoup de chefs d’entreprise, cela signifie devoir ouvrir une ligne de crédit réservée aux achats à la suite d’une catastrophe. Une ligne de crédit comme celle-ci donne à une entreprise la possibilité d’emprunter de l’argent, de rembourser et d’emprunter de nouveau à hauteur d’une certaine limite, comme avec une carte de crédit. Ces lignes de crédit peuvent être offertes par des banques ou par d’autres organismes financiers, il vous faudra donc rechercher l’option qui vous convient le mieux. Dans la mesure du possible, il est recommandé de garder suffisamment de liquide en banque pour pouvoir couvrir les besoins de votre entreprise pendant trois mois, dans l’éventualité d’une catastrophe. Vous pouvez régler de nombreuses dépenses par carte de crédit, mais la rémunération des employés et les impôts sur les sociétés ne peuvent qu'être payés comptant. Il est crucial de continuer à rémunérer vos employés pour qu’ils puissent vous aider à nettoyer et à redémarrer votre activité. Cette réserve de trésorerie vous permettra de faire des ventes et de couvrir des dépenses inattendues s’il y a eu des coupures d’électricité. Un système de vente à partir d’un portable est à envisager puisqu’il vous donnerait l’option d’accepter des paiements, même si les services ont été interrompus.

Assurance
Il faut absolument que vous ayez une assurance adaptée, pour que votre entreprise soit couverte si vous êtes victime d’une catastrophe. Lorsque vous êtes en quête d’une assurance, privilégiez une compagnie qui fournit d’amples explications sur les cotisations d’assurance (à savoir le montant payé par une entreprise pour souscrire une assurance), la couverture (montant du risque ou de la responsabilité couverte pour une personne ou une entité commerciale par le biais de l’assurance), et enfin les franchises (le montant fixe que vous devez payer en plus de votre cotisation lorsqu’il y a perte ou responsabilité avant que l’assurance ne commence à vous verser des fonds).

Informez-vous sur les options basses, moyennes et hautes de cotisations et de franchises, et étudiez de près toutes les exceptions de couverture. Il est certes tentant de rechercher le contrat avec les cotisations les plus basses. Cependant, une police dont les cotisations sont minimes aura probablement une franchise plus élevée. En revanche, l’option de cotisations plus importantes et un plafond de franchise plus bas, pourrait s’avérer plus adaptée car vous risquez d’avoir une trésorerie limitée quand vous devez vous relever d’une catastrophe. Vérifiez donc l’état de vos comptes avant de décider quel type d’assurance répond le mieux à votre situation.

Il existe toute une gamme de polices d’assurance susceptibles de vous aider à reconstruire, et à vous relever financièrement après un désastre, en particulier la couverture des biens et des risques divers, qui peut aussi couvrir l'interruption d’activités. Cette composante est précieuse si vous ne pouvez pas poursuivre votre activité après une urgence inattendue, ou une catastrophe naturelle. Il faut bien avoir conscience que l’assurance ne couvre pas l’interruption d’activités en cas d’inondations. Vous êtes toutefois couvert pour interruption d’activités dans le cas d’autres catastrophes naturelles, telles que les ouragans, les incendies, et autres désastres d’ordre naturel. Ce serait une bonne idée de vous tourner vers un agent d’assurance, qui puisse vous orienter vers le produit adapté à vos besoins, plutôt que de souscrire directement auprès d’une compagnie d’assurance.

Fournisseurs et listes de clients
Il est important de tenir à jour une liste de tous vos employés fournisseurs et clients avant une catastrophe de façon à pouvoir les contacter après l’événement. La liste de fournisseurs devrait faire figurer le nom de la compagnie, le type de service fourni, le nom d’un responsable, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse email et le site internet s’il en existe. Cette liste devrait inclure aussi les fournisseurs potentiels de produits comme des cloisons, fenêtres ou du Placoplatre pour reconstruire votre entreprise, sans oublier des fournisseurs de meubles et d’équipements nécessaires. Lorsque vous allez lancer votre plan d’intervention d’urgence, vous disposerez des informations nécessaires pour reconstruire votre entreprise, et annoncer à vos clients que vous avez repris vos activités.

Pendant une catastrophe naturelle

Déclenchez votre plan d’intervention d’urgence préparé au préalable de façon à sécuriser vos biens et protéger votre personnel. Lorsque vous recevrez l’avertissement de la menace d’une catastrophe naturelle telle qu’un ouragan ou des crues, surveillez les bulletins d’information locaux pour connaître les itinéraires d’évacuation recommandés pour sortir de vos bâtiments, et évacuer dans les meilleures conditions.

La sécurité de votre personnel doit être votre préoccupation absolue. Donnez les directions nécessaires à vos collaborateurs pour qu’ils puissent rentrer chez eux en toute sécurité, ou si nécessaire vers des abris temporaires organisés par les autorités locales. Munissez-vous de votre kit d’urgence, vous en aurez absolument besoin si vous devez résister à une tempête ou une pandémie, pour une durée indéterminée. Prévoyez assez de provisions pour pouvoir tenir trois jours.

Que vous ayez ou non déjà vécu une situation d’urgence comme un ouragan, une inondation, un tremblement de terre, ou une pandémie, vérifiez bien votre checklist de mesures d’urgence, en vue de garantir la sécurité maximale de votre entreprise.

Après une catastrophe naturelle

Votre préoccupation immédiate après un désastre doit être la sécurité de votre équipe de collaborateurs, viendra ensuite l’état des lieux des dommages matériels. Il sera alors important de communiquer au bon moment avec vos employés, vos fournisseurs et vos clients, par l’envoi d’un message approprié. Tout aussi importante est la prise de contact avec les compagnies d’assurance, pour effectuer vos déclarations, ainsi qu’avec les entreprises pour vous aider à reconstruire. Dans la mesure du possible, trouvez par avance des entrepreneurs en bâtiment pour pouvoir faire appel à eux immédiatement, plutôt que d’essayer d’en trouver à la dernière minute.

Dès que vous aurez pris conscience de la nécessité de faire une déclaration de sinistre, informez en votre compagnie d’assurance. Un appel rapide vous mettra en haut de leur liste, et vous serez probablement contacté par un de leurs experts dans les meilleurs délais. Cette réactivité de votre part accélérera les paiements, à condition bien sûr de qualifier.

Quelle marche à suivre immédiatement après une catastrophe naturelle ?
Dans les deux premiers jours qui suivent l’événement, assurez-vous de :

• Localiser tous vos employés et évaluer leurs besoins
• Faire un état des lieux des dégâts dans vos locaux, équipements et stocks
• Appeler votre compagnie d’assurance pour déclarer le sinistre et sauvegarder le numéro des déclarations sur le cloud
• Contacter l’entrepreneur qui vous aidera à la reconstruction
• Acheter les produits en forte demande (Placoplâtre, grandes bennes, bureau/maison en préfabriqué)
• Louer des véhicules pour remplacer ceux qui auront été détruits ou endommagés
• Communiquer votre échéancier de restauration, de réouverture, et de travail à vos employés et à l’entreprise de travaux
• Informer vos clients si vous êtes ouvert ou pas et le statut de leurs commandes
• Contacter votre propriétaire ou votre institution de crédit pour être sûr de garder les lignes de communication ouvertes durant la pandémie

Une fois que vous aurez répondu aux besoins les plus pressants, concentrez-vous sur ces quatre postes essentiels : le personnel, les finances, l’état de votre équipement et la reprise des activités.

Sécurité du personnel et communication
Vérifiez que tous vos employés ont été localisés, sont en sécurité, et que vous avez pu répondre à leurs besoins : ont-ils encore une maison et un moyen de transport pour s’y rendre ? Leur résidence est-elle toujours assez sûre pour pouvoir y rester pendant une longue période de temps ? Offrez tout le soutien que vous êtes en mesure de proposer, et pensez à créer un email ou un groupe de discussion en ligne pour initier un réseau de soutien. A ce stade, il devient vraiment crucial d’informer vos employés sur l’état de votre entreprise. Partagez vos projets de reconstruction et assurez-les que leur emploi n’est pas en danger (si c’est bien le cas).

Dans la mesure où vous avez la couverture adéquate, informez vos employés que votre assurance prendra en charge le versement de leur paie. Si votre assurance ne peut assurer cette couverture, évaluez si votre trésorerie vous autorise à payer vous-même les salaires. Il est certain que vos employés devront continuer à faire face au paiement de leur loyer, ou leurs emprunts, et autres dépenses courantes, et auront besoin de savoir si le versement des paies sera ou non impacté. Soyez réaliste et sachez que si vous ne pouvez pas les rémunérer, ils devront probablement devoir chercher un nouvel emploi, pas nécessairement parce qu’ils souhaitent quitter votre entreprise, mais plutôt par nécessité. Votre capacité à retenir vos collaborateurs est un élément important de vos chances de réussir votre reprise d’activité après le désastre.

Lorsque vous allez communiquer avec vos employés, vos fournisseurs et vos clients, vous devrez rédiger des messages spécifiques pour chacun de ces trois groupes. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Employés : Tenez votre équipe informée sur les questions de sécurité, le statut de l’entreprise, et sur votre capacité de les rémunérer après la catastrophe, en raison d’un éventuel arrêt de votre activité.
• Fournisseurs : Communiquez vos besoins à vos principaux fournisseurs, de façon à ce qu’ils puissent se réapprovisionner et augmentez ainsi vos chances de pouvoir rouvrir au plus vite.
• Vos clients : Informez vos clients de la date à laquelle vous pensez pouvoir reprendre votre activité ,et si celle-ci se tiendra sur le site d’origine de votre entreprise, dans un local temporaire ou sur un tout nouveau site.

Il est recommandé de réévaluer votre couverture d’assurance après le désastre, vos besoins ayant éventuellement changé. Vous ne pourrez pas modifier la nature de votre police pour les déclarations de sinistre relatives à cet événement, mais vous pourrez effectuer les ajustements nécessaires afin d’affronter les catastrophes à venir.

Évaluez les dégâts matériels
Une fois que vous serez en mesure d’évaluer les dégâts matériels occasionnés à votre entreprise, prenez des photos ou des vidéos de l’ensemble de ces dégâts, afin de documenter vos déclarations de sinistre. Faites une liste de tous les biens endommagés en vous appuyant sur l’inventaire réalisé avant la catastrophe, et gardez les reçus de toutes les réparations que vous pourriez faire, de façon à inclure ces détails dans vos déclarations de sinistre. Prenez des photos ou des vidéos de l’équipement ou des véhicules endommagés, et attribuez un numéro séquentiel à chacune de ces photos ou vidéos. Si vous avez perdu une partie de votre stock pendant la catastrophe, adressez-vous à vos fournisseurs, pour avoir une copie des factures correspondantes, et pouvoir ainsi constituer le dossier. Dans la mesure du possible, ces factures devraient remonter à au moins une année civile.

Dans l’éventualité d’inondations à répétition, vous devrez prouver que vous avez remplacé tous les équipements couverts par votre assurance lors des inondations antérieures. Les machines de fabrication, les équipements de bureau, les ordinateurs et véhicules devront éventuellement être remplacés en fonction de l’ampleur du désastre. L’ensemble de votre stock aura pu être détruit. Ce qui signifie qu’ une importante somme d’argent (dépenses en capital) sera nécessaire, pour remettre votre activité sur les rails. Lorsque vous allez commencer à chercher des équipements de remplacement, neufs ou d’occasion, faites-le de préférence à l’extérieur de la zone affectée par la catastrophe. Vous devriez par exemple hésiter à faire l’acquisition d’un véhicule neuf dans une région touchée par l’inondation, les concessionnaires ayant peut-être eu leur stock de véhicules abimé par les eaux. Tapis tachés, problèmes électriques, rouilles sur les charnières ou odeurs dans le véhicule, sont autant d’indices indiquant qu’un véhicule a été endommagé. Par ailleurs, il ne faut pas oublier qu’au lendemain d’une catastrophe, les prix risquent de grimper en raison des stocks de véhicules abimés, et des interruptions d’approvisionnement.

Avant d’inspecter les dommages, assurez-vous que vos collaborateurs ont été formés à la manipulation de produits dangereux présents sur le site de l’entreprise, ou en provenance du voisinage, comme par exemple les eaux usées dans le flot des inondations. Pour plus d’informations Organisation Mondiale de la Santé. Pendant des situations d’urgence telles que des ouragans ou des inondations, des produits chimiques ménagers, médicaux ou industriels peuvent être relâchés dans l’environnement.

Évaluez votre situation financière
Malgré le caractère stressant et difficile du moment, il vous faudra évaluer l’état de vos finances après la catastrophe. Si vous avez besoin de fonds supplémentaires pour rémunérer vos employés pendant une période temporaire d’arrêt d’activités, pensez à faire une demande de prêt relais, qui sont généralement des prêts sur le court-terme destinés à injecter rapidement des fonds sur votre compte. Il existe aussi des fonds de secours pour aider à se relever après une catastrophe, ou même des subventions. Avoir un bon indice de solvabilité avant le désastre pourrait améliorer vos chances de voir votre prêt accordé. Parmi vos options de prêts vous trouverez :

• Subventions : Les chefs d’entreprise dont la demande de prêt a été refusée, peuvent être éligibles à d’autres formes d’assistance comme les subventions. Celles-ci pourraient couvrir des dépenses médicales, des réparations de véhicules, ou encore des outils ou des équipements nécessaires à la reprise de l’activité.
• Fournisseurs : Il est conseillé de prévenir vos gros fournisseurs, éventuellement basés dans un autre secteur géographique, que votre entreprise a encouru des pertes importantes, et que vous êtes à la recherche de subventions ou d’une autre forme d’assistance financière. Certains de vos fournisseurs seront peut-être prêts à vous offrir des réductions, ou une autre forme d’aide financière, s’ils sont en mesure de le faire.
• Prêts relais : Renseignez-vous pour savoir s’il existe des offres de prêt relais dans votre région. Ces types de prêt vous fournissent rapidement de la trésorerie pour rémunérer vos employés.

Il est recommandé de réévaluer votre couverture d’assurance après le désastre, vos besoins ayant éventuellement changé. Vous ne pourrez pas modifier la nature de votre police pour les déclarations de sinistre relatives à cet événement mais vous pourrez effectuer les ajustements nécessaires pour mieux affronter les catastrophes à venir.

Nettoyage et reconstruction
Au lendemain de la catastrophe, vous pouvez contacter les fournisseurs indiqués dans votre plan d’intervention d’urgence, ils seront susceptibles de vous procurer ce dont vous avez besoin pour reprendre votre activité, comme par exemple des cloisons après une inondation. Vous pouvez également rechercher d’autres vendeurs si vous avez besoin d’équipements supplémentaires pour votre activité.

C’est aussi le bon moment pour consulter les données financières et commerciales que vous avez sauvegardées sur le cloud, ou un disque dur externe localisé dans un autre secteur géographique.

Contactez votre assureur immédiatement après la catastrophe, et donnez-lui vos nouvelles coordonnées si votre entreprise n’est pas ouverte. Décrivez l’étendue des dommages dans votre entreprise, et vérifiez auprès des assureurs les documents dont ils ont besoin en vue de votre déclaration de sinistre (photos des dégâts et factures indiquant la valeur des équipements endommagés ou détruits). Si vos locaux ont subi des dégâts susceptibles de poser des problèmes de sécurité, et que vous pouvez facilement effectuer les réparations, photographiez ces dégâts et faites les réparations avant la visite d’évaluation de l’expert. Ne jetez aucun matériau ou équipement endommagé avant le passage de cet expert.

Il est très important que vous soyez très organisé au moment d’apporter les preuves à votre assurance des dégâts encourus. Tenez une liste actualisée des numéros de déclaration de sinistre, les noms des personnes chargées de votre dossier, et une mise à jour de tous les dommages à votre entreprise en lien avec la catastrophe. Ce recueil d’informations représente un travail assez considérable. Cependant, le travail d’inventaire détaillé de vos équipements et de vos stocks devra avoir été fait préalablement au désastre.

Informez vos clients que vous avez repris l’activité
Après l’étape de la reconstruction, il est très important d’informer vos clients que vous avez rouvert votre entreprise. Certains s’attendront peut-être à ce que rien n’ait changé, quel que soit votre état après travaux. Si vous ne pouvez pas offrir le même niveau de service, il est conseillé d’en informer les clients, ou d’envisager de repousser la date d’ouverture, car vous risquez de voir les clients se tourner vers un autre prestataire.

Dès votre réouverture, faites-le savoir par une signalétique temporaire, et actualisez votre site internet et les réseaux sociaux, pour que votre clientèle habituelle soit au courant.

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