Budget, comptabilité et planification

Garder un historique des performances de votre entreprise sera extrêmement précieux lorsque vous voudrez élaborer des plans et prendre des décisions. Une bonne façon de commencer est d’identifier un processus de suivi d’indicateurs de performance. Votre budget, vos registres comptables et vos documents de planification peuvent être intégrés au processus. Même si un suivi minutieux demande de l’expérience et de l’implication, les résultats du processus aideront l’entreprise à prospérer ou à se concentrer sur des domaines dans lesquels la performance peut être améliorée.

Établir un suivi de votre budget

Les deux éléments importants dans la gestion budgétaire sont :

1. Séparer votre budget personnel de celui de votre entreprise. Vous faciliterez votre suivi de budget et protègerez vos biens personnels en séparant vos finances personnelles de celles de votre entreprise. Vous devriez aussi envisager d’avoir, pour votre entreprise, un compte courant, une carte de crédit et un budget séparés. Ainsi, votre déclaration d’impôts sera facilitée, vous permettrez à votre entreprise de bâtir son propre historique de crédit, vous protègerez vos finances personnelles et vous évaluerez mieux la position financière de votre entreprise.
2. Connaître les bases de la comptabilité d’entreprise, et travailler avec un consultant financier compétent ou un comptable (si vous pouvez vous l’offrir). En améliorant vos connaissances financières et en vous appuyant sur un expert, vous pourrez éviter des erreurs voire même détecter des fraudes.

Conseils utiles pour suivre votre budget

• Mesurez les progrès accomplis en matière de fonds de secours. Les entreprises courent des risques liés au ralentissement de l’économie, à des périodes de ventes réduites ou à un évènement imprévu. Créer un fonds de secours contribuera à vous protéger de ces risques et à être prêt en cas de moments difficiles.
• Contrôlez vos revenus et dépenses de temps en temps, pour vous assurer que vous n’oubliez aucun frais indirects ou que vous ne vivez pas au-dessus de vos moyens.
• Envisagez, si vous le pouvez, l’embauche d’un comptable certifié, pour vous aider à gérer vos finances. Même avec l’aide d’un expert, il vous reviendra de surveiller et contrôler de près les finances de votre entreprise.
• Suivez attentivement les flux d’argent entrant et sortant, pour être sûr de pouvoir payer vos dépenses si vous êtes en attente de paiements. Même des entreprises qui enregistrent de fortes ventes peuvent être en difficulté, voire même mettre la clé sous la porte, parce qu’elles sont incapables de payer leurs factures ou leurs salariés en attendant des paiements dus par leurs clients
• Pensez à utiliser des lignes de crédit renouvelable ou des cartes de crédit pour lisser votre flux de trésorerie et payer les factures alors que vous êtes en attente de paiements par vos clients. N’oubliez pas de payer la balance de votre carte de crédit dès que possible, afin d’éviter de devoir des intérêts et respectez vos plafonds de crédit, ou les sommes maximales que vous êtes autorisé à dépenser avec votre carte de crédit.

Payez dans les temps, tout le temps
Payer tardivement vos remboursements d’emprunts ou soldes de carte de crédit, donne généralement lieu à des frais pour retard de paiement. En outre, ceci peut affecter votre plafond de crédit ainsi que votre crédibilité vis-à-vis d’autres entreprises. Une mauvaise gestion peut porter tort, voire mettre en faillite une entreprise. Au même titre que vos finances personnelles, il est important de payer à temps, les vendeurs, les factures et autres frais, afin de protéger votre entreprise, votre accès à des crédits ainsi que votre réputation.

Pour plus d’informations en matière de budget, consultez la page Budget.

Comptabilité

De même que la budgétisation, la comptabilité est une méthode de suivi financier pour l’entreprise. La comptabilité va de pair avec : la saisie, la synthèse, l’analyse et le rapport des transactions financières de votre entreprise, alors que la budgétisation vous aidera à planifier vos dépenses mensuellement ou annuellement. Parmi toutes les tâches et obligations liées à la direction d’une entreprise, garder à jour la comptabilité devrait être la tâche prioritaire. Voici quelques actions à prendre lorsque vous commencez puis exploitez votre entreprise :

Ouvrir un compte bancaire
Avoir un compte bancaire séparé pour l’entreprise facilite la tenue de registres et simplifiera les choses au moment de la déclaration d’imposition. Si vous avez créé une SARL ou une corporation, vous avez l’obligation légale de posséder un compte bancaire séparé pour votre entreprise. Pour l’ouverture d’un compte en banque, vous aurez besoin du nom de l’entreprise, d’un numéro d’identifiant fiscal (NIF) et vous aurez besoin d’être enregistré auprès de votre État.

Mettre en place un suivi des dépenses
Que ce soit en matière de budgétisation ou comptabilité, le suivi de vos dépenses occupe une part importante dans le processus d’archivage, l’évaluation de la croissance de votre entreprise ou l’identification d’erreurs au sein de vos bilans financiers. La première étape est de mettre en place une procédure de collecte et d’organisation des reçus, qui seront conservés en lieu sûr.

Mettre en place un système comptable
La comptabilité est une tâche journalière qui consiste à enregistrer des transactions par catégories et à en vérifier les montants sur vos relevés bancaires. Pour réaliser cette tâche, la plupart des dirigeants d’entreprise choisissent d’utiliser une feuille de calcul, un logiciel ou d’embaucher un comptable.

Les entrepreneurs font généralement appel à l’une des deux méthodes : la méthode d’engagement ou la méthode de trésorerie. La comptabilité d’engagement consiste à noter les transactions immédiatement après une vente ou un achat. La comptabilité de trésorerie consiste à noter les transactions lorsque les fonds sont reçus ou les dépenses payées.

Par exemple, imaginez que vous réalisiez une vente en janvier et en receviez le paiement de 200 USD en février. Avec la méthode d’engagement, vous enregistrerez la transaction dans votre registre du mois de janvier. Avec la méthode de trésorerie, elle apparaitra sur le registre du mois de février. Voici le pour et le contre de chaque méthode :

Se faire aider en matière de comptabilité
Si vous n’êtes pas certain de pouvoir tenir vos registres vous-même, vous devriez faire appel à un professionnel en embauchant un expert-comptable, ou un comptable, ou encore en faisant appel à un service en ligne.

Bien qu’un CPA coûte plus cher qu’un service en ligne, il est capable d’offrir un service sur mesure selon les besoins de votre entreprise. Un comptable peut réaliser les tâches journalières à un coût plus abordable, mais n’aura pas les connaissances comptables d’un CPA.

Si vous embauchez quelqu’un pour vous aider, il devra être capable de gérer :

• Comptes créditeurs
• Comptes débiteurs
• Trésorerie
• Rapprochement bancaire
• Salaires

Planifier pour réussir

Lorsque vous souhaitez établir des plans pour le futur de votre entreprise, mettre par écrit des tâches et des objectifs est primordial. Ce geste simple vous aidera à atteindre vos objectifs d’entreprise, à développer efficacement votre activité, et à vous assurer que vos actions sont alignées avec la direction que vous souhaitez faire prendre à votre entreprise.

Conseils de planification journalière :

• Préparez votre liste de tâches à réaliser par jour
• Faites apparaître les tâches par ordre d’importance
• Lorsqu’une tâche est réalisée, marquez-la « accomplie »
• En fin de journée, passez en revue la liste, et ajoutez les tâches non accomplies, à la liste de tâches du lendemain.

Créez un organigramme
Un organigramme donne les grandes lignes de la structure de votre entreprise, mentionne le rôle de chaque employé et le nom de leur(s) supérieur(s) hiérarchiques(s). Sa mise en place, vous facilitera une distribution plus équilibrée des tâches entre employés. C’est également, pour vos employés un outil utile, qui leur donnera une idée claire de leurs rôles et responsabilités au sein de l’entreprise.

Communiquez leurs rôles et leurs tâches à vos employés
Pour s’assurer d’une bonne dynamique de travail, assurez-vous de communiquer clairement et directement, à chaque employé, leurs rôles et tâches. Ils doivent comprendre quelles sont les tâches les plus importantes, et savoir à quel moment chacune doit être réalisée. En cas d’absence d’un employé, aidez les autres membres de l’équipe à savoir comment ils peuvent intervenir pour s’assurer de l’accomplissement de chaque tâche. Apprendre à assigner des tâches aux autres est un des aspects les plus importants de la gestion d’une équipe ; ceci vous permettra de vous concentrer sur des activités plus importantes.