Numérisation des entreprises

Les entreprises disposent de nombreuses options numériques pour simplifier leur mode de fonctionnement, et utiliser des outils qui peuvent permettre des économies de temps et d’argent, donnant ainsi aux dirigeants l’opportunité de se consacrer à des tâches plus importantes. La numérisation implique la conversion du format papier au format numérique, et concerne des opérations de classement de fichiers, de gestion de stocks, de comptabilité et de marketing.

La numérisation offre des solutions à des problèmes d’organisation, et donne aux chefs d’entreprise une meilleure maîtrise des processus au sein de leur organisation. Un recours important au papier est souvent synonyme de perte de temps et d’argent, de ressources qui pourraient être mises à profit ailleurs, sans compter le risque de destruction accidentelle ou de perte de documents. Le passage au numérique a aussi un impact indéniable sur l’environnement, en réduisant le volume de papier consommé.

Si vous voulez rester concurrentiel sur le marché et améliorer la compétitivité de votre entreprise, il est fortement recommandé de vous tenir au courant de l’offre de technologies numériques. Plusieurs options s’offrent à vous pour numériser votre activité, on peut citer par exemple le recours à un logiciel de comptabilité, l’envoi de factures numériques, la promotion de votre entreprise ou encore le recours aux services bancaires en ligne.

Simplifiez vos opérations

Les activités courantes de votre entreprise peuvent vraiment bénéficier d’un passage au numérique. Si vous décidez de vous passer de papier et de vous tourner vers la communication numérique, vous serez davantage organisé, et pourrez accéder à vos données où que vous soyez. Vous serez aussi en mesure de trier et de rechercher vos données sans difficultés.

Vous pouvez vous passer de papier dans divers départements de votre entreprise et adopter un système de fichiers numériques, de gestion de stocks ou d’offres de produits en ligne. Il vous faudra évaluer avec soin quel système est le mieux adapté à votre entreprise, dépendant de la nature de votre activité et de vos besoins spécifiques.

Mise en place d’un système numérique
La sauvegarde informatique de vos données importantes, telles que les documents de ventes, la liste de clients, les fournisseurs, les données fiscales, représente une garantie de sécurité supérieure aux dossiers-papier. Le recours à un logiciel de gestion de fichiers, comme un service d’hébergement sur le cloud, vous permet d’accéder à vos données où que vous soyez. Le fait que l’ensemble de vos documents soit regroupé dans un même lieu, et reste d’un accès facile, vous permettra de trouver vos informations au moment où vous en avez besoin tout en évitant des pertes éventuelles.

Modifiez votre système de gestion des stocks
Si vous êtes dans la vente de biens physiques, l’investissement dans un système de gestion numérique de vos stocks, pourraient largement simplifier vos opérations. Ce suivi numérique de l’inventaire assure une plus grande exactitude comptable, facilite les expéditions, et repère les produits manquants. Pour en savoir sur la gestion des stocks.

Offre de produits et de services en ligne
La mise en ligne de votre activité pourrait ouvrir de nouveaux débouchés de revenus et davantage de clients. Si votre activité est principalement axée sur l’offre de produits, vous pourriez proposer un système de commande et d’expédition en ligne. Que vous vendiez des produits ou des services, vous avez aussi l’option de les rendre accessibles en ligne, sur une plateforme de vente attirant déjà d’autres clients.

Certaines plateformes sont spécialisées sur des produits spécifiques comme par exemple les produits faits-main ou les services d’artisans (peinture ou plomberie par exemple). D’autres sites ne sont pas dédiés à une spécialité particulière. Analysez l’offre de sites, et choisissez celui qui convient le mieux à votre activité, il ne vous restera plus qu’à y mettre vos produits ou vos services.

Simplification de la gestion de vos finances

La gestion de vos finances peut bénéficier d’une numérisation à de nombreux niveaux : efficacité accrue, volume d’erreurs limité, accès facile à vos documents.

Actualisez votre système de facturation
Au lieu d’imprimer des factures, commencez à parler à vos clients ou fournisseurs de votre intention de passer à la facturation numérique. La facturation numérique facilite la visualisation et la gestion des factures, tout en diminuant votre consommation de papier. Voici un modèle de facture qui vous aidera à démarrer.

L’automatisation de votre facturation peut aussi limiter le nombre d’erreurs, accélérer le délai d’exécution, et vous aider à vous organiser. Vous apprendrez rapidement à repérer les factures envoyées, à estimer les montants qui vous sont dus, et vous verrez lorsqu’une facture a été réglée ou s’il y a des retards de règlement. Familiarisez-vous avec les bases de la facturation et la tenue de registres.

Numérisez votre système de Point de Vente (PDV)
Une autre façon d’harmoniser vos finances et d’utiliser un appareil de point de vente (PDV) qui se connecte à un système PDV. Cet appareil vous permettra de réaliser des transactions et peut consister en une caisse, un lecteur de carte, une tablette et même votre téléphone mobile. Le système peut sauvegarder et organiser toutes vos données de vente, et peut même être relié à votre logiciel de comptabilité et à vos systèmes de gestion de stock. Vous pouvez aussi donner à vos clients l’option de recevoir des reçus numériques au lieu d’en imprimer.

Donc, chaque fois que vous réalisez une vente, vos registres financiers et de stock seront automatiquement mis à jour. Certains systèmes PDV sont en mesure d’alerter vos employés quand vous devez vous réapprovisionner et de vous dire quels sont les produits préférés de vos clients. Assurez-vous d’avoir une bonne connection Internet pour que votre PDV reste connecté. En savoir plus sur la configuration d’un système PDV.

Tournez-vous vers les services bancaires en ligne
Les services bancaires en ligne facilitent grandement la vérification des états de compte, et le transfert de fonds directement d’un compte à un autre, sans avoir à visiter l’agence bancaire. Encaisser et payer en ligne est un grand gain de temps, et est probablement plus sûr que de manipuler de grosses sommes d’argent. Pour en saoir plus sur les services bancaire.

Essayez les services en ligne de suivi budgétaire
La planification budgétaire joue un rôle fondamental dans la gestion d’une entreprise. Pensez à avoir recours à un service en ligne de suivi budgétaire, pour vous aider à suivre l’état de vos finances et vous assurer que vous êtes aligné sur votre budget. C’est une façon très pratique de surveiller vos dépenses et votre épargne, tout en suivant les progrès vers vos objectifs à long-terme. Informez-vous sur les fondamentaux de la budgétisation.

Utilisez un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité peuvent vous permettre de synthétiser, analyser et rapporter vos transactions financières. Il y a un très grand nombre d’applications de comptabilité, et celles-ci offrent une large gamme de capacités. Quels que soient vos besoins spécifiques, le recours à un logiciel est un outil précieux d’organisation de votre comptabilité, de suivi de paiements et enfin de calcul de l’impôt. Pour plus d’informations sur les tenues de compte et la comptabilité.

Maximisez vos opportunités promotionnelles

Saisir des opportunités promotionnelles via le numérique, peut largement accroître votre clientèle et augmenter vos revenus. Le développement de votre visibilité en ligne permettra à un plus grand nombre de clients de vous connaître. Cela peut prendre la forme d’un site web, ou d’actions de marketing ou d’offres de promotions numériques.

Créez un site internet
Votre présence en ligne joue un rôle important tant pour retenir vos clients que pour en attirer de nouveaux. La création d’un site internet est une option attractive et abordable de promotion de votre activité, qui vous permet aussi de mieux connaître le volume de clients que vous touchez. Pour en savoir plus sur la création d'un site Web.

Faites votre publicité en ligne
Les outils et les stratégies promotionnelles ne manquent pas. Vous pouvez par exemple réaliser plusieurs publicités, et donner à chacune un code promotionnel différent. Vous pourrez ainsi suivre les codes les plus utilisés par vos clients, et décider les publicités que vous allez poursuivre et celles que vous allez discontinuer.

La publicité numérique vous permet aussi de mieux cibler vos clients potentiels en fonction des données de comportement rassemblées par votre outil d’analyse, et tirer au mieux parti de votre budget marketing. Découvrez d’autres outils de publicité numérique et .