Les informations fondamentales à suivre :

• Dépenses de l’entreprise
• Ventes
• Comptes débiteurs
• Comptes créditeurs
• Liste de clientèle
• Fournisseurs
• Informations concernant les employés
• Documents fiscaux
• Factures
• Commandes passées
• Reçus
• Relevés bancaires
• Contrats

Conserver ces informations, vous aidera à :

• Savoir quelle somme d’argent investir pour la création de votre produit ou service
• Établir vos prix
• Comparer les sommes budgétées aux coûts réels
• Effectuer le suivi des dépenses
• Prendre des décisions éclairées en matière d’achat.
• Être préparé pour faire votre déclaration d’impôts
• Avoir facilement accès aux informations concernant les employés
• Protéger votre entreprise en vue d’un audit ou d’un problème avec un employé
• Calculer un profit attendu.

Pour commencer le processus de collecte d’informations, identifiez un système vous permettant d’archiver toutes transactions et autres éléments. Vous pouvez le faire en ligne, sur papier, ou un mélange des deux. Voici quelques informations qu’il est essentiel d’archiver :

Registre des ventes : Ce registre doit préciser les ventes par jour, par semaine et par mois, y compris la date, le type de produit ou service et le montant de chaque vente.

Registre des comptes créditeurs : Un registre des comptes créditeurs répertorie les sommes que votre entreprise doit à d’autres personnes ou d’autres entreprises. On y inclura les montants dus, les destinataires et les échéances de paiement. Garder un registre précis des comptes débiteurs, vous évitera de payer pour un même produit ou service, plus d’une fois. Il est aussi utile de garder trace des remises qui vous ont été accordées pour paiement en avance afin de vous en souvenir et de continuer à en profiter.

Registre des comptes débiteurs : Un registre des comptes débiteurs répertorie les sommes que d’autres personnes ou entreprises doivent à votre entreprise pour des biens ou services qui leur ont été livrés. Ce registre comporte une liste de clients qui vous doivent de l’argent, les sommes dues et les dates d’échéances. Vous devriez aussi y faire figurer une liste de clients auxquels un crédit ne devrait pas être accordé à partir du moment où ces clients ont déjà été en défaut de paiement. Pour chaque client à enregistrer, incluez la date, le nom du client, le montant du crédit, la date d’échéance et l’état du paiement.

Registre des dépenses de l’entreprise : Vous y enregistrerez l’ensemble des dépenses de l’entreprise, telles que loyer, électricité, salaires et fournitures. Le registre fera figurer la date, une description de chaque dépense et son montant.

Bon de commande : Un document qui donne la confirmation officielle d’une commande passée par un acheteur qui s’engage à vous payer ultérieurement, pour la vente d’un produit ou service spécifique.

Contrats : Que vous signiez une entente d’approvisionnement avec un fournisseur, louiez un nouvel équipement ou contractiez une police d’assurance, vous devriez garder une copie de vos contrats dans vos archives. Garder la copie de chaque contrat peut également vous éviter des désaccords dans le futur.

Base de données clients : Selon votre activité, il peut être judicieux de garder trace d’informations concernant vos consommateurs, pour promouvoir des offres spéciales ou de nouveaux produits. Inscrivez le nom du client, les produits achetés, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, et l’adresse de livraison du client. Vous devriez sécuriser ces informations sensibles.

Pour se conformer aux usages légaux et éviter tout problème, il peut être important de conserver des copies de certaines archives, même si elles ne sont plus utiles au fonctionnement journalier de l’entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir à conserver des copies de vos contrats pendant au moins sept années, mais vous devriez probablement garder indéfiniment les rapports d’audit, bilans financiers annuels et toutes informations relatives aux régimes de retraite.

Télécharger ici les modèles de registre.