En tant que dirigeant de petite entreprise, vous devrez décider quels types de moyens de paiement vous accepterez.
Les choix de paiement que vous pouvez proposer à la clientèle sont :
L’endroit où vous créez votre entreprise et le type d’articles que vous vendez jouent un rôle important dans la décision des moyens de paiement que vous proposez aux clients.
Si vous prévoyez de réaliser une grande partie de vos ventes en ligne, accepter les paiements électroniques sera indispensable. De même, si vos produits ou services sont onéreux, vos consommateurs ne voudront pas nécessairement transporter avec eux une grande quantité d’argent liquide en venant dans votre magasin pour faire leurs achats. Des chèques, des cartes ou un paiement mobile seront alors de meilleures options.
D’un autre côté, si vous vendez dans votre magasin des produits peu chers, vos consommateurs pourraient préférer payer en espèces. Les consommateurs s’attendront à pouvoir payer en espèces si votre magasin est dans une zone où peu de personnes ont un compte en banque, ou bien dans une zone où le réseau internet n’est pas toujours disponible.
Quel que soit le ou les type(s) de moyen de paiement que vous offrirez, chacun aura ses avantages et ses inconvénients. Ci-dessous, vous trouverez le pour et le contre de chaque type de moyen de paiement :
| Cash | Un des moyens de paiement les plus faciles. Beaucoup de clients s’attendront à ce que vous acceptiez les espèces. Vous n’aurez aucun frais associé au fait que vous acceptez les paiements en espèces. |
Les clients pourraient ne pas vouloir faire d’achats en grand s’ils payent en espèces. Garder de l’argent liquide sur le lieu de l’entreprise, chez vous, ou le transporter à la banque, peut être dangereux. Le fait que vous gardiez suffisamment de monnaie dans votre caisse peut limiter l’argent que vous pourriez dépenser pour d’autres besoins de l’entreprise. Avoir à compter vos liquidités à la fin de chaque journée prend du temps. |
| Chèques | Peut amener certains clients à acheter plus souvent et en plus grandes quantités. Permet aux clients d’acheter en plus grande quantité en toute sécurité. Vous aurez à stocker moins d’argent liquide en magasin. Vous n’aurez aucun frais associé au fait que vous acceptez les paiements en chèque. |
Pour chaque chèque déposé, il vous faudra attendre que soit crédité l’argent sur votre compte. Quelqu’un peut essayer de payer avec un faux chèque, ou un chèque sans provisions qui sera refusé et dont vous ne recevrez pas le paiement. |
| Carte de débit, de crédit ou prépayée | Peut amener certains clients à acheter plus souvent et en plus grandes quantités. Permet aux clients d’acheter en plus grande quantité en toute sécurité. Peut s’avérer plus rapide en caisse, qu’un paiement en espèces ou par chèque. Vous aurez à stocker moins d’argent liquide en magasin. Vous n’aurez pas à vous soucier des faux chèques ou des chèques sans provisions. Facilite le paiement pour des visiteurs étrangers. |
Vous devrez attendre que la transaction soit traitée avant que votre compte soit crédité, ce qui prend en général un à trois jours. Vous pouvez avoir à payer des frais de transaction, un faible pourcentage de la transaction. Les frais sont en général plus faibles pour les cartes de débit. Vous devrez louer ou acheter un terminal de paiement (appelé terminal de point de vente, ou PDV). Vous pourriez être tenu responsable si un client utilise une carte volée ou fausse pour faire un achat. Si un client s’oppose à la transaction, elle peut être annulée et vous ne serez pas payé. |
| Paiements mobiles | Peut amener certains clients à acheter plus souvent et en plus grandes quantités. Permet aux clients d’acheter en plus grande quantité en toute sécurité. Peut s’avérer plus rapide en caisse qu’un paiement en espèces ou par chèque. Vous aurez à stocker moins d’argent liquide en magasin. Vous n’aurez pas à vous soucier des faux chèques ou des chèques sans provisions. Les paiements mobiles peuvent être, dans certains cas, plus fiables que des paiements par carte. Si vous vendez des articles sur des marchés, lors de conférences ou sur des salons professionnels, vous pouvez amener votre système de paiement mobile. Facilite le paiement pour des visiteurs étrangers. |
Vous devrez attendre que la transaction soit traitée avant que votre compte soit crédité, ce qui prend en général un à trois jours. Vous pouvez avoir à payer des frais de transaction qui représentent généralement un faible pourcentage de la transaction. Vous devrez louer ou acheter un terminal de paiement (appelé terminal de point de vente, ou PDV). Vous pourriez être tenu responsable si un client utilise des informations de paiement volées ou fausses pour faire un achat. Si un client s’oppose à la transaction, elle peut être annulée et vous ne serez pas payé. |
| Virements bancaires électroniques | Peut amener certains clients à acheter plus souvent et en plus grandes quantités. Permet aux clients d’acheter en plus grande quantité en toute sécurité. Peut s’avérer plus rapide en caisse qu’un paiement en espèces ou par chèque. Vous aurez à stocker moins d’argent liquide en magasin. Vous n’aurez pas à vous soucier des faux chèques ou des chèques sans provisions. Peut s’avérer une bonne option si vous vendez des produits ou services auprès d’autres entreprises. |
Des particuliers peuvent ne pas être à l’aise de transférer de l’argent de leur compte en banque directement vers votre entreprise. Vous devrez attendre que la transaction soit traitée avant que votre compte soit crédité, Vous aurez peut-être à mettre en place ce type de transaction entre votre banque et la banque de votre client, ce qui n’est pas toujours aisé. |
| Portefeuille mobile : | Le paiement via un portefeuille mobile permet au client de payer sans carte physique. Il est souvent plus sûr pour le client que l'utilisation d'une carte physique, car les données sont cryptées et ne peuvent être vues. La plupart des smartphones sont désormais équipés de portefeuilles mobiles. Il s’agit d’un processus de paiement rapide et efficace peut encourager les clients à faire des achats plus fréquents. |
Il vous faut louer ou posséder un appareil sur lequel vous pourrez effectuer le paiement par contact et finaliser la transaction. |
| Codes QR « Quick Response » (réponse rapide) | Une option de paiement sans contact pour les clients qui souhaitent une expérience sans contact. Activé par la plupart des smartphones, ce paiement ne nécessite pas que les clients utilisent une application pour y accéder. Il ne requiert pas de point de vente ou de terminal de paiement pour effectuer les transactions. |
Une solide connexion Wi-Fi est nécessaire. Les clients peuvent être amenés à saisir les informations relatives à leur carte de crédit ou de débit plus d'une fois car ces informations ne sont pas automatiquement enregistrées. |
| Autopay | La fonction AutoPay est facile à mettre en œuvre pour vos clients. Bénéfique pour les services d'abonnement ou les paiements récurrents. Il garantit des paiements à temps qui ne dépendent pas d'un rappel aux clients pour effectuer le paiement. Moins de temps est consacré au suivi des clients pour leur rappeler d'effectuer leurs paiements. |
Les paiements à découvert sont plus fréquents avec AutoPay, ce qui entraîne des transactions inversées. Les clients peuvent oublier l'AutoPay qu'ils ont mis en place et demander des remboursements après coup. |
| Facturation par e-mail | Si votre entreprise fournit des services, la facturation par courrier électronique immédiatement après le service permet au client de payer et d'obtenir un reçu automatiquement. Vous permet de rationaliser vos rapports et de gérer les données en toute sécurité, en vous connectant à vos systèmes de CRM et de comptabilité. Plus efficace et plus écologique. Les transactions sont plus rapides, et moins de suivi est nécessaire pour collecter le paiement. |
Principalement pour les prestataires de services et moins utile pour les commerces de détail, les biens de consommation ou les entreprises en ligne. Augmentation du risque de perte d'e-mails ou de signalement comme courrier indésirable. |
En tant que dirigeant de petite entreprise, et en particulier si vous avez des employés, vous aurez aussi à considérer le temps et les efforts à investir pour chaque type de moyen de paiement.
Par exemple, vos employés auront besoin de moins de formation pour recevoir des paiements en espèces plutôt que par carte de crédit, mais il vous faudra avoir un lieu sûr pour stocker vos espèces et aller régulièrement à la banque. De plus, vous aurez à créer des procédures pour vous assurer que vos employés ne détournent pas d’argent de votre activité.
D’un autre côté, former vos employés à recevoir des paiements par carte peut prendre plus de temps, mais une fois formés, vous limiterez les erreurs de calcul et il sera plus facile, chaque jour, de totaliser et enregistrer vos ventes.
Prenez également en compte d’autres moyens de paiement, et évaluez s’ils sont compatibles avec votre activité. Peut-être pourriez-vous tirer bénéfices de la vente de cartes-cadeaux que vos clients offrent à leurs amis ou familles. Ou bien vous pourriez vous distinguer de vos concurrents en donnant la possibilité à vos clients d’utiliser des moyens de paiement numériques.
Le temps et les efforts pour mettre en place et utiliser un système de moyens de paiement pour votre entreprise peut dépendre des moyens de paiement que vous accepterez et de la précision avec laquelle vous souhaitez effectuer un suivi de votre activité.
Si vous n’acceptez que les espèces et n’avez que peu de stocks à suivre, vous pouvez commencer tout simplement par acheter une caisse enregistreuse et un livre de comptes. Cependant, la plupart des dirigeants de petites entreprises voudront pouvoir suivre leurs stocks et leurs ventes de façon plus détaillée. Nombre d’entre eux voient un bénéfice à autoriser les paiements par carte ou les paiements numériques.
Créer légalement votre entreprise
Si vous n’êtes pas encore passé par l’étape qui consiste à créer légalement votre entreprise et enregistrer votre activité, commencez par là. Le processus vous aidera à obtenir les documents et informations nécessaires à l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise.
Ouvrir un compte en banque pour votre entreprise
Un compte en banque d’entreprise est indispensable si vous acceptez des paiements autres qu’en espèces. Il représente, de plus, un lieu sûr pour accumuler l’argent liquide que votre entreprise reçoit de vos clients. Séparer vos comptes personnels et professionnels vous aidera aussi à être organisé et facilitera vos déclarations d’imposition.
Les comptes d’entreprise peuvent comporter des frais différents de ceux des comptes bancaires personnels. Comparez minutieusement vos options avant d’ouvrir un compte. Vous pourriez aussi vouloir commencer à économiser, ce qui est possible à travers un compte d’épargne d’entreprise.
Équipez-vous pour accepter des paiements autres qu’en espèces
Vous pouvez avoir à vous enregistrer auprès de divers services avant de pouvoir accepter des paiements par cartes ou depuis des appareils mobiles. Le processus peut s’avérer complexe, voici un aperçu de ce que vous devriez savoir :
Conformité
Si vous prévoyez d’accepter les paiements par cartes bancaires, que vous opériez avec un service de compte marchand, une SPI ou une plateforme de paiement, vous devrez faire en sorte que votre société et ses pratiques commerciales respectent les lois en vigueur et les régulations des sociétés de cartes de crédit.
Un système de point de vente (PDV) est un outil essentiel pour la gestion des ventes de votre entreprise et la sauvegarde de données fiables. La plupart des systèmes de PDV consistent en logiciels et équipements.
L’équipement peut être une caisse enregistreuse, une tablette ou un petit lecteur de cartes que vous pouvez connecter à un appareil mobile. Certains équipements peuvent fonctionner avec une variété de systèmes de PDV. D’autres terminaux de PDV peuvent fonctionner de manière autonome.
Le logiciel de PDV peut vous aider à recueillir, sauvegarder et analyser toutes sortes d’informations sur votre entreprise, vous faisant ainsi gagner du temps et de l’efficacité en tant que chef d’entreprise. Selon la complexité de votre système de PDV, vous devrez choisir parmi différentes caractéristiques et fonctions.
Vous avez le choix parmi des centaines de systèmes de PDV, avec des options spécifiques selon votre secteur d’activité (un restaurant n’aura pas les mêmes besoins qu’une boutique d’habillement) et des systèmes personnalisables. Ci-après, quatre paramètres à prendre en compte lorsque vous comparez vos options :
Coût
Considérez le prix initial et les coûts liés au fonctionnement du système.
Il se peut que vous ayez à acheter ou louer le terminal, par exemple une caisse enregistreuse ou un appareil de PDV. Ensuite, selon ce que vous avez choisi, vous aurez à acheter soit un logiciel de PDV, soit à payer des frais de suscription mensuels (ou annuels).
En outre, les systèmes de PDV peuvent induire différents frais pour traiter les cartes de crédit, de débit et autres transactions. Comparez ces coûts de traitement entre les différents systèmes de PDV, et vérifiez la possibilité que le système vous permette de faire appel à un autre processeur de paiements si vous souhaitez plus de flexibilité dans le futur.
Les caractéristiques
Vos besoins peuvent évoluer alors que votre activité se développe, questionnez-vous donc sur les caractéristiques dont vous avez besoin aujourd’hui et celles dont vous auriez besoin dans le futur. Voici quelques fonctionnalités des systèmes de PDV :
La simplicité
Vous pourrez passer des heures ou des jours, ou avoir à engager un consultant pour l’installation de certains systèmes. D’autres peuvent s’avérer bien plus simples. La mise en place n’est malgré tout qu’une part du processus. Prenez en compte la simplicité d’utilisation du système au quotidien, et la facilité avec laquelle il vous sera possible de former vos nouveaux employés à l’utiliser.
Le support
Tout problème avec votre système de PDV peut ralentir votre activité, et, en tant que chef d’entreprise, il vous reviendra de régler le problème. Qu’allez-vous choisir de faire ? Il y a des fournisseurs de systèmes de PDV qui vous offriront un support 24 heures sur 24. Avec d’autres, vous aurez à régler vos problèmes vous-même ou payer un consultant qui vous assistera.
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