Gestion du Personnel

Pour beaucoup de propriétaires d’entreprises florissantes, l’embauche est une nécessité. Considérez ces candidats comme votre atout principal, tout aussi précieux que votre marque, votre réputation ou encore le produit ou service que vous offrez. Pourtant, diriger une équipe de collaborateurs aux personnalités, méthodes de travail et compétences très variées peut véritablement relever du défi. Le management est un art qui requiert des talents d’organisation ainsi qu’un sens du dévouement. Une gestion de personnel efficace vous apportera sans aucun doute de la valeur ajoutée mais aussi une plus grande loyauté et un engagement renforcé de la part de vos collaborateurs. Vous aurez une longueur d’avance si vous définissez dès le départ votre démarche d’embauche et vos méthodes de motivation, de développement professionnel et d’encadrement.

Embaucher
Que vous embauchiez votre premier ou votre dixième employé, il est important d'apporter le plus grand soin au choix de la personne qui rejoindra votre personnel. Au sein d'une petite équipe, chaque personne doit apporter une contribution importante et posséder des atouts uniques afin de faire progresser l'entreprise. Choisir la mauvaise personne peut entraîner des maux de tête, des pertes de revenus et des conflits au travail. Le choix de la bonne personne peut améliorer considérablement votre productivité. Que vous embauchiez un membre de votre famille, un ami ou une personne totalement inconnue, les étapes suivantes vous permettront d’embaucher le collaborateur ou la collaboratrice adéquate tout en aidant ce candidat à réussir au sein de votre entreprise.

1. Décider quand embaucher un employé
Dans certains cas, comme dans le cas d'un restaurant, il peut être nécessaire d'embaucher des employés dès le premier jour d'activité. Le plus souvent, un propriétaire d'entreprise s'occupe de tous les aspects de son activité jusqu'à ce qu'il se rende compte qu’il y a trop de travail pour une seule personne. Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre lorsque vous envisagez d'ajouter un employé.

Avez-vous besoin d’aide ? Pour certains propriétaires d'entreprise, garder une entreprise petite et gérable est une priorité absolue. D'autres ont peut-être du mal à gérer leur charge de travail ou ont des opportunités dont ils ne peuvent pas profiter parce qu'ils n'en ont pas le temps. Ces indicateurs sont des signes qu’il est temps d’embaucher.
Avez-vous les moyens de vous faire aider ? N'oubliez pas que le coût réel d'un employé n'est pas seulement le montant que vous lui versez à l'heure. Il comprend également les congés payés, les prestations de santé ou de retraite et les autres dépenses. Prenez le temps d'examiner votre budget ; déterminez comment vous pensez que vos bénéfices ou votre productivité augmenteront si vous embauchez quelqu'un ; calculez le salaire, les avantages sociaux et les frais généraux que vous devrez payer si vous embauchez un employé, puis voyez si votre budget vous permet de couvrir ces coûts.
De quel type d'employé avez-vous besoin ? Vous pouvez peut-être engager un employé à temps partiel ou temporaire pour vous aider quelques heures par semaine ou pendant une période de pointe saisonnière. À mesure que vous vous développez, vous pouvez avoir besoin d'employés permanents à temps plein.

2. Connaissez les lois
Avant d'embaucher votre premier employé, il est important de vous renseigner sur les exigences légales relatives au choix des employés et sur la manière de les traiter une fois qu'ils font partie de votre équipe. Certaines lois ne s'appliquent qu'aux entreprises ayant un certain nombre d'employés, alors familiarisez-vous avec les exigences qui s'appliquent à la vôtre. Même si vous avez actuellement une petite équipe, il est utile de connaître les lois afin d'être prêt si votre entreprise, et le nombre de vos employés, se développent.

3. Rédigez une excellente description de poste
Même si vous engagez quelqu'un que vous connaissez, il est important de rédiger une description de poste claire. Cela vous permettra de vous assurer que vous et l'employé êtes d'accord sur les responsabilités du poste. Si vous recrutez une personne extérieure à votre entreprise, la description du poste est également une occasion importante d'attirer de bons candidats. C'est pourquoi vous devez vous assurer qu'il est clair, bien rédigé et facile à comprendre. Commencez par choisir un titre de poste qui décrit ce que sera le rôle. Adressez-vous directement aux candidats dans la description, en étant clair et pertinent. Veillez également à communiquer les aspects positifs de votre entreprise. Les demandeurs d'emploi rechercheront des tâches, des expériences et des responsabilités qui correspondent à leurs compétences, alors donnez autant de détails que possible sur ces points. Enfin, faites savoir à vos amis, à votre famille et à vos relations d'affaires que vous recrutez, et publiez l'annonce là où vous pensez atteindre le mieux vos candidats idéaux : par le biais d'un avis de recherche dans la vitrine de votre entreprise, sur des sites d'emploi en ligne, avec des prospectus, lors d'événements locaux, sur des sites de réseaux sociaux ou sur des sites d'emploi communautaires.

4. Commencez les entretiens
Si vous avez plus d'un candidat en vue pour un poste, vous devrez organiser des entretiens avec vos meilleurs candidats pour en savoir plus sur leurs intérêts et leur expérience. Si vous avez de nombreux candidats et que vous souhaitez filtrer rapidement les moins prometteurs, vous pouvez effectuer une première série d'entretiens téléphoniques pour déterminer ceux que vous souhaitez rencontrer en personne. Lorsque vous décidez des candidats à interviewer, tenez compte de la qualité de la présentation du CV de chaque candidat, de la correspondance de leurs compétences avec la description du poste, de leur formation et de la durée de leur emploi précédent. Vous voudrez également essayer de déterminer si la personne est dévouée à son travail et si elle en est fière. Un sens du caractère et de l'engagement peut être encore plus précieux pour votre entreprise qu'un ensemble particulier de compétences. Voici quelques astuces supplémentaires pour faciliter vos entretiens :

Préparez une liste de questions. Les réponses des candidats devraient vous offrir les informations nécessaires pour choisir le candidat adéquat. Les questions doivent porter sur l'expérience, les compétences, les points forts, les goûts et les aversions, voire les traits de personnalité, afin de vous aider à trouver le bon candidat pour votre équipe. De nombreux sites proposent des listes de questions importantes à poser, que vous pouvez utiliser pour créer la vôtre. Faites des recherches sur les lois relatives aux enquêtes préalables à l'embauche auprès de votre gouvernement local afin de créer des questions d'entretien efficaces et légales.
Prenez note de leurs réponses. Leurs questions peuvent montrer ce qu'ils savent de votre entreprise, l'intérêt qu'ils portent au poste et les préoccupations ou idées qu'ils peuvent apporter à l'entreprise.
Demandez-leur quelles questions ils ont à vous poser. Leurs questions peuvent montrer ce qu'ils savent de votre entreprise, l'intérêt qu'ils portent au poste et les préoccupations ou idées qu'ils peuvent apporter à l'entreprise.
Soyez clair sur les attentes et les objectifs de l'entreprise. Dans certains cas, un candidat ne sera pas très enthousiaste à l'égard de l'entreprise ou ne sera pas d'accord avec vos objectifs généraux ; il est utile de disposer de ces informations dès le départ pour choisir la bonne personne.

5. Faites votre choix
Vous avez maintenant parlé à un groupe de candidats et vous avez trouvé la perle rare. Ce candidat semble enthousiasmé par le poste et possède les compétences, l'expérience et la personnalité dont votre entreprise a besoin. Avant de formaliser l'offre, vous devrez :

Proposer une rémunération et d'autres avantages éventuels dans une lettre écrite
Ce document donnera à l'employé potentiel une image claire de tout ce que vous comptez lui fournir en échange du poste. Vous devez vous assurer que le salaire que vous proposez est conforme à ce que les autres acteurs de votre secteur offrent pour des emplois similaires. Cela vous aidera à attirer de bons employés et à faire en sorte qu'ils soient plus heureux au travail. Pour rechercher les salaires moyens dans votre région, il existe plusieurs ressources en ligne qui fournissent des informations sur les salaires. Si vous embauchez une personne que vous connaissez, il est tout aussi important de vous assurer que vous êtes tous deux d'accord sur ces détails et de les mettre par écrit, car cela vous évitera toute mauvaise communication ultérieure concernant le salaire, les jours de congé ou d'autres sujets liés à la rémunération.
Vérifier les informations
Les meilleures pratiques consistent à obtenir l'autorisation de contacter les anciens employeurs et les autres références que le candidat a fournies pour voir ce qu'ils ont à dire sur lui. Quelles sont ses atouts et ses faiblesses ? Quelles ont été ses contributions au poste concerné ? Dans de nombreux secteurs d'activité, les employeurs vérifient les antécédents de la personne qu'ils recrutent pour s'assurer qu'elle s'est présentée sous son vrai jour. Dans certaines situations, comme dans le cas d'un emploi exigeant que l'employé conduise ou utilise des machines, un dépistage de drogues peut être effectué pour s'assurer que le candidat est en mesure d'effectuer les tâches requises par son emploi en toute sécurité. Veillez à vérifier les lois locales concernant les informations que vous pouvez vérifier sur un employé potentiel.
Soyez prêt à négocier
La négociation de salaire fait partie intégrante de la démarche d’embauche. Pour bien négocier, vous devez connaître la fourchette salariale d'entreprises similaires dans votre région, la valeur que l'employé apportera à votre entreprise, votre budget pour le poste et le niveau que vous êtes prêt à atteindre pour ce candidat en particulier. Veillez à calculer la valeur de tous les avantages que vous offrez, car ils constituent une partie importante de l'offre globale que vous proposez. Dans la plupart des cas, vous et le candidat pourrez vous mettre d’accord sur un chiffre. Si ce n’est pas le cas, vous devrez envisager de choisir un candidat plus en phase avec votre budget.
Signer la lettre d'offre finale
Pour officialiser l'offre, vous devrez décrire la rémunération, la description du poste et les avantages sociaux dans un document final, appelé lettre d'offre. Même si vous faites l'offre verbalement, il est important de la faire suivre d'un document officiel et signé qui concrétise l'accord.

6. Préparez-vous à accueillir votre nouvel employé
Une fois que l’employé aura accepté votre offre, vous pourrez fixer la date de prise de fonctions et réunir tous les formulaires nécessaires. Il s’agit d’un moyen important d'assurer une transition en douceur avant le premier jour de travail. Préparez les documents requis par les autorités locales et nationales.

Lorsque vous intégrez un nouvel employé dans votre entreprise, collectez tous les détails que vous n'avez pas et créez un dossier physique ou numérique où vous les garderez à portée de main et à jour :

Nom et prénom de l’employé
Adresse y compris le code postal le cas échéant
Date de naissance
Genre et occupation
Date et heure de la prise de fonction
Nombre d’heures travaillées par jour
Nombre d’heures travaillées par semaine
Base de rémunération de l’employé (horaire, hebdomadaire, au projet, etc.)
Taux régulier de salaire horaire
Revenus totaux journaliers ou hebdomadaires
Revenus des heures supplémentaires pour la semaine travaillée
Suppléments ou déductions aux revenus de l’employé
Salaire total payé pour chaque période de paie
Date de versement du salaire et période couverte par ce payement
Autres informations pertinentes à votre région

Vérifiez auprès de votre département local du travail s'il existe d'autres documents que vous êtes tenu de conserver.

7. Pensez à offrir un guide de l'employé
Même si vous n'avez qu'un ou deux employés, documenter vos politiques et vos attentes dans une liste succincte ou un manuel de l'employé peut être un excellent moyen de vous assurer que vous avez communiqué clairement les procédures commerciales. Pour une très petite entreprise, il peut s'agir d'un simple document d'une page reprenant les détails importants de votre activité, que vous pourrez développer au fur et à mesure de votre croissance. Pour une entreprise un peu plus grande, vous pouvez consacrer plus de temps à la création d'un manuel plus long et plus approfondi. Quelle que soit la taille de votre entreprise, pensez à demander à un spécialiste des ressources humaines ou à un avocat de jeter un coup d'œil à votre guide de l'employé afin de vous assurer qu'il répond aux exigences légales, telles que la liste des droits des employés. Voici ci-dessous quelques-uns des éléments constitutifs d’un guide de l’employé :

L'énoncé de mission de l'entreprise
Il s'agit d'une déclaration formelle qui résume les objectifs de votre entreprise. Vos collaborateurs seront ainsi immédiatement informés de l’identité de votre entreprise.
Congé payé, si vous le proposez
Expliquez le nombre de jours de congé payés dont bénéficieront les employés par an, le cas échéant, y compris les jours de maladie et les jours fériés. Précisez le nombre de jours inutilisés reportables sur l’année suivante. Vous pourrez inclure dans cette rubrique des informations sur les heures supplémentaires.
Règles de comportement
Couvrez les règles générales, telles que la propreté du lieu de travail, le code vestimentaire, les politiques de retard et les exigences relatives aux interactions avec les autres employés. Pensez à inclure également une liste des droits sur le lieu de travail.
Salaires
Indiquez quand les employés peuvent s'attendre à être payés chaque mois, ainsi que toute pratique ou exigence concernant le suivi du temps de travail et des salaires.
Congés
Indiquez les jours de congé auxquels les employés peuvent s'attendre et précisez s'ils seront payés pour ces jours.

Veillez à inclure une ligne pour la signature de l'employé et, une fois qu'il est signé, conservez une copie dans le dossier de chaque employé.

Formation de votre nouvelle recrue
Les formalités administratives sont terminées, la date de début est fixée et votre nouvel employé est prêt à se mettre en action. Avant qu'il ne prenne ses fonctions, vous devez élaborer un plan de formation de votre nouvel employé concernant vos produits, services et procédures. Quel que soit le niveau d'expérience d'un employé, il devra apprendre comment vous gérez votre entreprise et ce qui fait la différence de vos produits.

Dressez une check-list. Lorsque vous accueillez un nouvel employé, il peut être utile de dresser une liste de tous les points sur lesquels vous souhaitez le former. Cela peut inclure le calcul du temps de travail, l'utilisation des équipements de l'entreprise et les processus d'assistance aux clients. Cette liste facilitera la formation, et permettra de clarifier les fonctions de l’employé pendant ses premières semaines de travail.
Demandez ce que l'employé sait et doit savoir. Les compétences avancées doivent s'appuyer sur les compétences de base, qui devront donc être maîtrisées en premier. Les collaborateurs les plus experts ont parfois besoin d’actualiser leurs compétences sur des domaines spécifiques à votre activité.
Organiser des sessions de formation. Si vous avez une entreprise plus grande ou mieux établie, la formation peut vous permettre de rester au courant des tendances de votre secteur et de faire en sorte que votre équipe soit bien informée et intéressée par le travail demandé. Si vous avez plus d'un employé, envisagez d'organiser des sessions de formation croisée au cours desquelles les employés partagent leur expertise dans un domaine spécifique avec vous et avec d'autres employés.
Recherchez des conférences et des possibilités de formation. Dans une grande entreprise, les possibilités de formation intéresseront de nombreux employés. Les employés apprécient lorsqu’ils ont l’opportunité de développer leurs connaissances, et s’investissent ainsi davantage dans leur mission. Conférences liées à la recherche : le résultat peut être des employés plus heureux, plus compétents et qui se sentent bien dans leur travail.

Avis des employés
Que vous ayez un ou plusieurs employés, un bon moyen de conserver leur productivité et de les faire progresser en permanence est de procéder à des évaluations continues des performances. L'évaluation des performances ne doit pas être la première fois que vos employés entendent parler de ce qu'ils font bien ou de ce qui doit être amélioré. En fait, ces informations devraient être communiquées quotidiennement. L'examen des performances est l'occasion de se réunir périodiquement (généralement chaque trimestre), de passer en revue les réalisations et les objectifs d'amélioration et de créer un plan pour la période à venir. Ces recommandations pourront vous aider à :

Déterminer un format pour vos critiques
Dans la plupart des cas, l'employeur et l'employé discutent des points forts, des réalisations, des défis, des objectifs et des prochaines étapes de l'employé. Dans certains cas, les employés reçoivent des notes dans des domaines spécifiques afin que leurs performances puissent être suivies et comparées lors de futurs examens. Vous pouvez trouver des exemples de formulaires d'évaluation en ligne : voyez quels détails et quelle approche conviendraient le mieux à votre entreprise. En plus de remplir eux-mêmes un formulaire d'examen, certains employeurs fournissent le modèle à leurs employés afin qu'ils puissent d'abord remplir un « auto-examen ». Cela peut les aider à réfléchir à leurs propres performances et objectifs et à jouer un rôle plus actif dans le processus. Quelle que soit l'approche adoptée, soyez franc avec les employés sur les attentes du poste et sur ce qu'ils peuvent attendre des évaluations.
Fixez un calendrier
Décidez de la fréquence de vos évaluations et faites savoir aux employés quand ils peuvent s'y attendre. Si possible, réunissez-vous une fois par trimestre plutôt qu'une fois par an afin d’assurer une meilleure communication et garder les objectifs en tête.
Suivre les progrès
Plutôt que d'essayer de vous souvenir des éléments à inclure dans les évaluations, dressez une liste des réalisations et des défis de chaque employé : objectifs atteints, tâches bien exécutées, projets achevés, compliments des clients ou délais non respectés. Grâce à ces données, vous pourrez fournir un retour plus pertinent.
Conduite de l’évaluation
N’oubliez pas que l’objectif des évaluations est de garantir une bonne communication et de faciliter les progrès et le développement de tous les membres de l’entreprise. C'est l'occasion pour vous d'offrir un retour d'information et d'écouter les employés sur ce qu'ils considèrent comme leurs points forts, les domaines dans lesquels ils aimeraient être davantage soutenus et ceux dans lesquels ils veulent apprendre et se développer. Par conséquent, ces évaluations ont de meilleurs résultats lorsqu’elles se déroulent sous forme de discussions informelles. Soyez chaleureux et amical, réservez une plage horaire suffisante pour vos réunions afin de pouvoir être un maximum à l’écoute de votre collaborateur.
Documentez ce qui a été discuté
Il est facile d’oublier les points importants d’un entretien d’évaluation. La meilleure façon d’éviter cela est de prendre des notes et de les partager avec votre collaborateur. Ces informations vous seront d’une aide précieuse lors de la prochaine évaluation.
Demandez un retour d'information
Recueillir l’avis de ses collaborateurs est une des meilleurs choses qu’un dirigeant puisse faire. En demandant comment vous pouvez améliorer vos pratiques, vous exprimez votre volonté d’être un bon leader, votre relation n’en sera que plus transparente et conviviale. Vous serez également plus à même de fournir à votre équipe le soutien nécessaire, ce qui augmentera du même coup vos qualités de leader.

Une bonne communication avec vos employés est synonyme de bonheur et de réussite. Cliquez sur le lien suivant pour plus d’astuces dans ce domaine Section Leadership.

Gestion du temps
Une gestion rationnelle du temps est un élément clé de réussite d’une entreprise tant pour son responsable que pour ses collaborateurs. Ceci est particulièrement vrai pour les petites entreprises dans lesquelles le propriétaire et ses employés doivent assurer de nombreuses activités. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour une gestion optimale du temps :

Priorisez
Apprenez aux employés quels sont les éléments de première priorité, de priorité moyenne et de moindre priorité. A titre d’exemple, répondre à la plainte ou à un problème de commande d’un client, nécessite une attention immédiate, tandis qu’une réunion sur une nouvelle promotion peut probablement attendre un jour ou deux.
Sachez planifier
Réaliser un business plan ou un plan de lancement d’un nouveau produit peut sembler être une perte de temps. Pourtant, vous y gagnerez sur le long terme en dressant une liste d’actions pour atteindre votre objectif. Cette démarche vous obligera aussi à réfléchir aux différentes étapes vers votre objectif, et à évaluer le temps nécessaire pour chacune de ces étapes.
Évitez les pièges
Nous connaissons tous les pièges qui nous font perdre du temps au travail : parler trop longtemps avec un client ou ses collègues, vérifier et répondre à ses messages en permanence, ou encore vouloir « régler » un problème immédiatement plutôt que de respecter la règle de la priorisation. Cette habitude, qu’il s’agisse de vous ou d’un collaborateur, risque de vous coûter sur le long terme. Si vous voulez éviter ce risque, tenez une sorte de journal de bord, qui vous aidera à mieux gérer votre temps. Avez-vous encore des progrès à faire ? Lesquels ?
Aidez les employés à utiliser leur temps à bon escient
En gérant judicieusement votre temps, vous encouragez vos employés à faire de même. Démarrez les réunions à l’heure ; respectez les calendriers et apprenez à déléguer plutôt que d’essayer de jongler avec un tas de choses. Il est aussi très important de complimenter les employés qui ne gaspillent pas leur temps ou qui respectent les délais. Lorsque vous aurez l’impression qu’un employé ne met pas son temps à profit, vous devrez lui en parler pour résoudre le problème.

Salaires
Payer les employés équitablement, en respectant les lois et en temps opportun est une partie importante de la gestion d'une entreprise. Il est certain, que les complexités administratives et fiscales ne rendent pas toujours la tâche facile aux chefs d’entreprise. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que le nombre d'employés augmente, vous devrez vous familiariser avec les exigences légales en matière de paie, établir un calendrier et créer un plan directeur pour la tenue des registres de paie et des taxes connexes. Commencez dans notre section Paie.

Retraite
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous passez tellement de temps à penser au quotidien de votre activité qu'il est facile de perdre de vue votre plan pour l'avenir. Il est pourtant crucial de planifier et d’économiser pour votre propre retraite, sécurisant ainsi votre avenir et celui de vos enfants, conjoint ou personne dépendante. Découvrez comment dans notre section Retraite.

Leadership
En tant que dirigeant de votre entreprise, vous avez le rôle unique de définir la vision de votre entreprise, de motiver et d'engager les employés et de décider où et comment vous voulez que votre entreprise aille. Mieux connaître votre style de management et vos objectifs est une étape importante dans la définition de vos qualités de leader. Renforcer vos compétences de management, établir un plan de communication et savoir déléguer sont autant d’actions qui viendront consolider votre réussite. Pour en savoir plus, consultez notre section Leadership.

Lorsque vous avez démarré votre entreprise, vous pensiez peut-être que vous en resteriez le seul acteur. Toutefois, former une équipe compétente sur laquelle vous pourrez vous appuyer constitue une opportunité de garantir le développement et le succès de votre organisation. De l’administratif au management, il vous faut un plan de formation personnel solide, pilier indispensable de la croissance de votre entreprise.

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