Démarrer avec la paie
Entre la gestion des papiers des employés, la collecte des taxes et les paiements aux entités régionales et nationales, la paie peut être une tâche intimidante. Voici quelques-unes des étapes que vous pouvez suivre pour mettre en place le système de paie de votre entreprise.
1. Fixez un calendrier de rémunération
Il s'agit du calendrier qui définit quand vous payez les employés pour un certain nombre d'heures travaillées. La plupart des périodes de paie sont hebdomadaires, bi-hebdomadaires ou mensuelles. Décidez de ce qui convient le mieux à votre entreprise, selon que vous souhaitez l'option la plus simple en termes de paperasse et de calculs (hebdomadaire ou mensuelle) ou celle que la plupart des employés préfèrent (bi-hebdomadaire). Chaque région a des obligations uniques en matière de calendrier de paie. Veillez donc à vérifier les lois en vigueur dans votre région ou pays.
2. Apprenez les principes de base de la fiscalité
Souvent, tant les employeurs que les collaborateurs doivent payer des impôts nationaux sur le revenu, ainsi que des impôts régionaux et locaux dans certaines régions.
Pour plus de détails sur les impôts nationaux sur le travail, visitez le site Web de l’agence gouvernementale appropriée. Il est également judicieux de consulter un comptable ou un conseiller fiscal lorsque vous commencez à embaucher des collaborateurs, afin de vous assurer que vous gérez correctement les charges sociales.
3. Planifier la comptabilisation du temps
En tant qu’employeur, vous devez comptabiliser le nombre d’heures de travail de vos collaborateurs. Dans la plupart des entreprises, les collaborateurs rémunérés à l’heure enregistrent leurs propres heures, le chef d’entreprise approuvant ces heures à chaque période de paie. De nombreuses entreprises comptabilisent également le temps de travail des collaborateurs salariés pour une multitude de raisons, notamment pour faciliter la paie. Il existe de nombreuses options logicielles que vous pouvez utiliser pour vous y aider.
4. Conservez des enregistrements pour chaque collaborateur
Chaque fois que vous accueillez un nouveau collaborateur dans votre entreprise, vous devriez créer un dossier contenant les informations suivantes. Les informations recommandées comprennent :
- Nom et prénom du collaborateur
- Adresse, y compris le code postal
- Date de naissance
- Genre et occupation
- Date et heure de la prise de fonction
- Nombre d’heures travaillées par jour
- Nombre d’heures travaillées par semaine
- Base de rémunération de l’employé (horaire, hebdomadaire, au projet, etc.)
- Taux régulier de salaire horaire
- Revenus totaux journaliers ou hebdomadaires
- Revenus des heures supplémentaires pour la semaine travaillée
- Suppléments ou déductions aux revenus de l’employé
- Salaire total payé pour chaque période de paie
- Date de versement du salaire et période couverte par ce payement
Consultez le site Internet du Ministère du Travail de votre pays pour connaître les exigences de tenue de registres spécifiques à votre région.
En plus des documents requis, conservez un dossier sur le salaire et les avantages sociaux du collaborateur et songez à conserver également les évaluations, les performances et autres documents dans le dossier. Pour que ce processus soit aussi simple que possible, vous devrez mettre en place un système de collecte et de conservation de chaque élément d’information, qu’il s’agisse d’un dossier de fichiers, d’un dossier numérique ou des deux.