Connaissez les exigences
Les employés d'une petite entreprise sont couverts par les lois nationales, régionales et, parfois, locales sur l'emploi. Vérifiez auprès de vos agences gouvernementales les lois régionales et locales qui s'appliquent à votre entreprise. Recherchez les règles en vigueur dans votre pays pour :

• Lois actuelles sur le salaire minimum et les heures supplémentaires
• Salariés et employés horaires
• Heures supplémentaires
• Lois sur le travail des enfants
• Salaires au pourboire
• Heures travaillées
• Temps de trajet
• Temps d’attente
• Temps de garde
• Temps de sommeil
• Temps de réunion et de formation
• Autorisé à travailler
• Temps de congé

Décidez des congés payés, des vacances et des congés maladie
Lorsque vous vous apprêtez à établir un calendrier de paie, vous devez également décider du nombre de jours de congé payés que vous souhaitez offrir à vos employés, le cas échéant. Offrir cet avantage peut vous aider à rester compétitif par rapport aux autres entreprises et à attirer de meilleurs employés.

Congés
Les congés sont offerts par de nombreux employeurs et varient selon les pays.

De nombreuses entreprises offrent également des jours de congés payés ou non payés que les employés peuvent utiliser pour les fêtes religieuses, ainsi qu'un congé de deuil (congé en cas de décès d'un membre de la famille de l'employé).

Temps de congé
Dans le monde entier, les entreprises offrent des congés à leurs employés en fonction d'un certain nombre de facteurs différents et les congés accordés varient d'un pays à l'autre. Vous pouvez décider si vous souhaitez que vos employés aient travaillé un certain nombre d'années avant de bénéficier de cet avantage. Il peut s'agir d'une période probatoire (c'est-à-dire une période d'introduction). Certains propriétaires d'entreprises demandent à leurs employés de gagner des congés payés chaque mois (par exemple, 8 heures par mois), qu'ils peuvent prendre à tout moment une fois qu'ils sont acquis.

Congé maladie
Les exigences en matière de congé maladie varient d'un endroit à l'autre. Même si la législation locale ne vous oblige pas à le faire, le fait d'accorder aux employés un congé maladie payé peut vous aider à rester compétitif en tant qu'employeur et peut même permettre à votre entreprise de réaliser des économies. Par exemple, si un employé malade se présente au travail, il pourrait vous rendre malade, vous ou d'autres employés, ce qui vous coûterait des ressources précieuses sur une plus longue période. Si cette personne sert directement vos clients, elle pourrait également rendre votre clientèle malade, ce qui entraînerait le mécontentement des clients.

Quel que soit le congé que vous décidez d'offrir, il est sage de l'expliquer clairement par écrit aux nouveaux employés et de l'inclure dans votre manuel de l’employé, si vous en avez un.

Démarrer avec la paie
Entre la gestion des papiers des employés, la collecte des taxes et les paiements aux entités régionales et nationales, la paie peut être une tâche intimidante. Voici quelques-unes des étapes que vous pouvez suivre pour mettre en place le système de paie de votre entreprise.

1. Fixez un calendrier de rémunération
Il s'agit du calendrier qui définit quand vous payez les employés pour un certain nombre d'heures travaillées. La plupart des périodes de paie sont hebdomadaires, bi-hebdomadaires ou mensuelles. Décidez de ce qui convient le mieux à votre entreprise, selon que vous souhaitez l'option la plus simple en termes de paperasse et de calculs (hebdomadaire ou mensuelle) ou celle que la plupart des employés préfèrent (bi-hebdomadaire). Chaque région a des obligations uniques en matière de calendrier de paie. Veillez donc à vérifier les lois en vigueur dans votre région ou pays.

2. Apprenez les principes de base de la fiscalité
Souvent, tant les employeurs que les collaborateurs doivent payer des impôts nationaux sur le revenu, ainsi que des impôts régionaux et locaux dans certaines régions.

Pour plus de détails sur les impôts nationaux sur le travail, visitez le site Web de l’agence gouvernementale appropriée. Il est également judicieux de consulter un comptable ou un conseiller fiscal lorsque vous commencez à embaucher des collaborateurs, afin de vous assurer que vous gérez correctement les charges sociales.

3. Planifier la comptabilisation du temps
En tant qu’employeur, vous devez comptabiliser le nombre d’heures de travail de vos collaborateurs. Dans la plupart des entreprises, les collaborateurs rémunérés à l’heure enregistrent leurs propres heures, le chef d’entreprise approuvant ces heures à chaque période de paie. De nombreuses entreprises comptabilisent également le temps de travail des collaborateurs salariés pour une multitude de raisons, notamment pour faciliter la paie. Il existe de nombreuses options logicielles que vous pouvez utiliser pour vous y aider.

4. Conservez des enregistrements pour chaque collaborateur
Chaque fois que vous accueillez un nouveau collaborateur dans votre entreprise, vous devriez créer un dossier contenant les informations suivantes. Les informations recommandées comprennent :

• Nom et prénom du collaborateur 
• Adresse, y compris le code postal
• Date de naissance
• Genre et occupation
• Date et heure de la prise de fonction
• Nombre d’heures travaillées par jour
• Nombre d’heures travaillées par semaine
• Base de rémunération de l’employé (horaire, hebdomadaire, au projet, etc.)
• Taux régulier de salaire horaire
• Revenus totaux journaliers ou hebdomadaires
• Revenus des heures supplémentaires pour la semaine travaillée
• Suppléments ou déductions aux revenus de l’employé
• Salaire total payé pour chaque période de paie
• Date de versement du salaire et période couverte par ce payement

Consultez le site Internet du Ministère du Travail de votre pays pour connaître les exigences de tenue de registres spécifiques à votre région.

En plus des documents requis, conservez un dossier sur le salaire et les avantages sociaux du collaborateur et songez à conserver également les évaluations, les performances et autres documents dans le dossier. Pour que ce processus soit aussi simple que possible, vous devrez mettre en place un système de collecte et de conservation de chaque élément d’information, qu’il s’agisse d’un dossier de fichiers, d’un dossier numérique ou des deux.

Options de paie
Vous avez appris les bases de la paie. Il est maintenant temps de décider si vous allez gérer le processus vous-même, utiliser un service de paie ou engager un comptable pour vous aider. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des avantages, des inconvénients et des étapes de chaque option.

1. Le faire vous-même
Cette option est la moins coûteuse, mais aussi la plus chronophage, surtout si vous avez plusieurs collaborateurs ou que d’autres facteurs de complication entrent en jeu. Cela peut également entraîner des erreurs qui peuvent coûter cher sous forme de pénalités juridiques ou fiscales. 

Vous pouvez également choisir un logiciel de paie pour vous aider à démarrer le processus. Pour en savoir plus sur la tenue de registres comptables de qualité, consultez nos conseils de tenue de registres ici.

2. Utiliser un service de paie
Il existe de nombreux services de paie, dont le coût est modeste par collaborateur et par période de paie, en fonction des services et des fonctionnalités inclus. Certains atouts de cette option sont que vous pouvez consacrer moins de temps à la paie et plus de temps à la gestion de l’entreprise, et que vous pouvez obtenir des conseils individualisés en matière de paie. L’inconvénient est que cela coûtera plus cher que de le faire soi-même. La plupart des services facturent les employeurs soit par mois, soit par paie. Notez que vous devrez toujours tenir des registres de vos collaborateurs et comptabiliser leur temps de travail. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la recherche du service à utiliser :

• Coût Il existe toute une gamme de formules. Laquelle correspond le mieux à vos besoins ?
• Logiciel utilisé Si la solution est fondée sur la technologie, le logiciel s’intègre-t-il bien à votre logiciel de comptabilité ?
• Accès des collaborateurs De nombreux services permettent aux collaborateurs de consulter leurs fiches de paie et d’autres informations en ligne.
• Fonctions de support Offrent-ils une assistance 24/7 ? Est-ce par téléphone ou en ligne ?
• Passif Prendront-ils la responsabilité s’il y a une erreur de paie ou un problème fiscal y afférent ?

3. Engager un expert
L’option la plus coûteuse est aussi celle qui vous demandera le moins de temps et de maux de tête. En général, les honoraires des cabinets de comptabilité varient en fonction de l’expérience du comptable. Ces honoraires couvrent généralement les services de comptabilité et l’assistance au-delà de la paie. Si vous êtes en mesure d’engager une personne dont vous savez qu’elle est compétente en matière de paie, vous pouvez obtenir une assistance similaire pour beaucoup moins chère. Un avantage supplémentaire du recours à un professionnel de la paie est que cette personne peut également vous aider dans d’autres domaines de l’entreprise, par exemple en vous donnant des conseils sur le suivi des coûts, en vous aidant à ouvrir un compte bancaire professionnel et en s’assurant que la comptabilité générale de votre entreprise est conforme à la réglementation. Le recours à un professionnel peut également réduire votre responsabilité.

Si vous décidez d’engager un comptable, voici quelques conseils pour trouver la personne idéale :

• Envisagez de rechercher un comptable certifié ou agréé. Bien qu’il soit plus cher, ce professionnel sera plus qualifié et aura suivi une formation diplômante, ce qui signifie que ses services et conseils seront probablement plus précis et pourront potentiellement vous faire économiser plus d’argent à long terme.
• Demandez-lui de vous parler de son expertise en la matière. La personne a-t-elle de l’expérience dans la comptabilité d’entreprises de la même taille et de la même région que la vôtre ? Vous pouvez demander une liste de clients pour voir d’un coup d’œil les entreprises qu’il a aidées.
• Vérifiez leur expérience des logiciels. Sont-ils au fait des technologies que vous utilisez déjà dans votre entreprise ?
• Interrogez-les minutieusement. Comme cette personne manipulera des informations sensibles sur les finances et les collaborateurs de votre entreprise, vous devez vous assurer qu’elle est fiable, compétente et honnête quant à ses qualifications. Après l’entretien, veillez à vérifier les références et envisagez même de procéder à une vérification de ses antécédents.
• Choisissez entre un entretien virtuel ou en personne. Préférez-vous avoir quelqu’un que vous pouvez rencontrer en personne, ou êtes-vous à l’aise pour communiquer par courriel, téléphone et appel vidéo ?

Lorsqu’il s’agit de planifier et de gérer la paie, avec les connaissances la partie est déjà à moitié gagnée. Que vous vous acquittiez de cette tâche vous-même, que vous la déléguiez à un collaborateur ou que vous engagiez quelqu’un pour la gérer, il faudra un peu de travail et de planification pour aboutir. Gardez à l’esprit qu’il est important de garantir la confidentialité des informations de la paie. Ne confiez donc ce travail qu’à des collaborateurs ou des professionnels de confiance. Une fois que vous avez mis en place un bon système, il est probable que cela devienne plus facile à chaque période de paie.